Beleid voor het nemen van parafenbesluiten vast te stellen.
Inleiding
Naast het nemen van besluiten tijdens een vergadering kan het Dagelijks Bestuur ook besluiten nemen buiten een vergadering om. Deze besluiten worden ook wel parafenbesluiten genoemd. De wijze waarop deze besluitvorming plaatsvindt moet in regels zijn vastgelegd.
Beoogd effect
Het nemen van parafenbesluiten mogelijk te maken, waarbij voldaan wordt aan de juridische randvoorwaarden die de Raad van State hieraan stelt.
Argumenten
Procedure parafenbesluit moet schriftelijk vastgelegd zijn
Doordat met een parafenbesluit besluitvorming buiten de vergadering van het Dagelijks Bestuur plaatsvindt, moet volgens vaste jurisprudentie van de Raad van State de procedure die hiervoor wordt gevolgd schriftelijk worden vastgelegd. Dit kan in een Reglement van orde voor vergaderingen van het Dagelijks Bestuur of door middel van bekendgemaakte beleidsregels. Is er geen op schrift vastgelegde procedure, dan zijn dergelijke parafenbesluiten onbevoegd genomen besluiten.
Reglement van orde of beleidsregels ontbreken
Voor het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland is geen (apart) Reglement van orde vastgesteld. Daar is ook geen behoefte aan. In hoofdstuk 5 van de Gemeenschappelijke regeling is al het een en ander vastgelegd met betrekking tot de gang van zaken rond vergaderingen van het Dagelijks Bestuur. Om die reden wordt nu gekozen om de procedure voor parafenbesluiten vast te leggen in beleidsregels.
Duidelijke procedures vastleggen
Van belang is dat wordt vastgelegd voor welk voorstel welke procedure van parafenbesluitvorming kan worden gevolgd. Er is daarbij gekozen voor twee varianten. Parafenbesluitvorming omdat er een langere termijn dan gebruikelijk zit tussen twee vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en besluitvorming die vanwege de spoedeisendheid niet kunnen wachten op de eerstvolgende reguliere vergadering van het Dagelijks Bestuur. Het onderscheid zit er in dat bij spoedeisende besluitvorming een besluit tot stand komt wanneer de helft plus één van de DB-leden een akkoord hebben gegeven. Wordt de parafenbesluitvormingsprocedure gevolgd omdat er langere tijd tussen twee vergaderingen zit, dan komt een besluit slechts tot stand als alle DB-leden akkoord zijn met het voorstel. Is niet iedereen akkoord of geeft één van de leden aan het voorstel te willen bespreken, dan wordt het voorstel ter bespreking geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering. Voor de recesperiodes wordt hierop een uitzondering gemaakt. Dan kan een besluit tot stand komen als de helft plus één van de aanwezige DB-leden akkoord zijn met het voorstel. Daarnaast is vastgelegd op welke wijze de besluitvorming schriftelijk wordt vastgelegd.
Kanttekeningen/risico’s
procedure moet goed gevolgd worden
Wanneer de procedure voor het nemen van nemen van een parafenbesluit niet wordt gevolgd overeenkomstig de in de bijlage opgestelde procedure is het betreffende besluit onbevoegd genomen en heeft het besluit geen rechtskracht.
Quorum is belangrijk
Wanneer er geen quorum is behaald, dan kan geen besluitvorming plaatsvinden.
Financiën
n.v.t.
Communicatie
Beleidsregel moet worden gepubliceerd
Een van de eisen die de Raad van State stelt aan een parafenbesluit is dat de besluitvorming transparant moet zijn, d.w.z. het beleid moet algemeen bekend gemaakt worden. Dit zal gebeuren door het publiceren van het beleid op de website van Holland Rijnland.
Parafenbesluiten worden gepubliceerd
De besluiten die worden genomen door middel van de parafenprocedure worden door de secretaris vastgelegd in een besluitenlijst. Deze besluitenlijst zal op de zelfde wijze worden gepubliceerd (op de website van Holland Rijnland) als de besluitenlijsten van de reguliere vergaderingen van het Dagelijks Bestuur.
Evaluatie
n.v.t.
Bijlagen
Procedure parafenbesluiten Dagelijks Bestuur Holland Rijnland
Procedure parafenbesluiten Dagelijks Bestuur Holland Rijnland
Een parafenbesluit is een besluit dat buiten de vergadering van het Dagelijks Bestuur tot stand komt door middel van een conceptbesluit waarop door alle leden van het Dagelijks Bestuur per e-mail een akkoord is gegeven;
Indien niet alle leden van het Dagelijks Bestuur een akkoord geven of aangeven het voorstel te willen bespreken, dan wordt het voorstel geagendeerd voor de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur;
Indien wegens spoedeisendheid een besluit, ter beoordeling van de voorzitter, geen uitstel duldt tot de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur en door tenminste de helft plus één van het aantal leden van het Dagelijks Bestuur per e-mail een akkoord is gegeven, wordt het besluit als definitief parafenbesluit beschouwd;
In de recesperioden komen besluiten buiten de vergadering tot stand indien door tenminste de helft plus één van het aantal leden van het Dagelijks Bestuur per mail een akkoord is gegeven, waardoor het besluit als definitief parafenbesluit wordt beschouwd.
Wanneer in een recesperiode onvoldoende leden van het Dagelijks Bestuur aanwezig zijn, waardoor geen quorum in de zin van artikel 56 Gemeentewet wordt behaald, wordt geacht een besluit te zijn genomen indien de helft plus één van de wel aanwezige leden van het Dagelijks Bestuur per email een akkoord hebben gegeven. De op deze wijze genomen besluiten dienen in de eerstvolgende reguliere vergadering van het Dagelijks Bestuur bekrachtigd te worden;
Na ontvangst van het laatst benodigde akkoord dateert de secretaris het parafenbesluit. Het parafenbesluit wordt geacht te zijn genomen op de datum van de dagtekening van de secretaris;
De secretaris draagt zorg voor het opstellen van een besluitenlijst, zijnde een gedagtekend en genummerd overzicht, van die besluiten die tussen twee vergaderingen van het Dagelijks Bestuur als parafenbesluit zijn genomen. Deze besluitenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering van het Dagelijks Bestuur vastgesteld;
Voor zover de aard en de inhoud van de besluiten zich daartegen niet verzetten, draagt de secretaris zorg voor openbare bekendmaking van de besluitenlijst op de voor Holland Rijnland gebruikelijke wijze.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland d.d. 25 augustus 2011.
