Verslag van bevindingen 2023

Home | Over ons | Financiën | Verslag van bevindingen 2023

DOWNLOAD HET VERSLAG VAN BEVINDINGEN ALS PDF-BESTAND
200 kb

Uw opdracht aan ons

U heeft ons met de brief van 9 juli 2023 opdracht gegeven voor de jaarrekeningcontrole 2023. U ontvangt onze controleverklaring bij uw jaarrekening 2023 afzonderlijk. Op grond van de wet bevat dit verslag onze bevindingen over de inrichting van uw financiële beheer en financiële organisatie en de mate waarin deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Wij informeren u over (eventuele) afwijkingen in de jaarrekening en geven adviezen die bijdragen aan het uitvoeren van uw toezichthoudende taak. Voor de rapportage van bevindingen heeft uw bestuur de ondergrens op € 25.000 gesteld.

Bestuurlijke samenvatting

De belangrijkste bevindingen vanuit onze controle zijn:

Een grotendeels nieuw team heeft het jaarrekeningproces goed voorbereid en heeft onze controle goed
De jaarstukken zijn De compacte jaarrekening met daarin de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan verslaggevingsregels.
Onze controle gaf aanleiding tot diverse correcties, de invloed op het resultaat is € 0,3 miljoen
De interne controle van de bijzondere regelingen is goed Ons verslag belicht enkele aandachtspunten.
De controle van inkoopkosten en subsidie- en bijdrageverstrekkingen verliep beter dan vorig jaar en inkoopcontracten en prestatieleveringsdocumentatie waren beter gedocumenteerd.
Het salarisproces is net als andere jaren goed op
U en wij steunen op processen die uw serviceorganisatie IDA uitvoert. Voor enkele processen is Holland Rijnland zelf verantwoordelijk. De beschrijving van de aansluiting tussen uw werkprocessen en die van IDA heeft aandacht nodig om hiaten in de interne beheersing te voorkomen, bijvoorbeeld omdat ten onrechte wordt verondersteld dat IDA controles
De assurancerapportage van de accountant van IDA wijst op tekortkomingen in de interne beheersing die gevolgen kunnen hebben voor de betrouwbaarheid van uw verslaggeving.

Dit verslag van bevindingen bevat onze controlebevindingen en aanbevelingen waarmee Holland Rijnland verder kan bouwen aan de interne beheersing.

Verslaggeving

Uw jaarstukken zijn informatief en zijn kort na afloop van het boekjaar beschikbaar

De concept-jaarstukken 2023 zijn in goede samenwerking tussen uw organisatie en IDA opgesteld. Ondanks dat sprake was van een nieuw team is het jaarrekeningproces soepel verlopen. Onze controle gaf aanleiding tot correcties, het resultaat is daardoor met € 0,3 miljoen nadelig beïnvloed. Wij stellen de professionele en prettige manier van samenwerken met uw medewerkers en het team van IDA op prijs.

Het jaarverslag is informatief en voldoet aan de verslaggevingsregels van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

Interne beheersing

De kwaliteit van bedrijfsprocessen vraagt de aandacht

IDA verzorgt belangrijke delen van uw bedrijfsvoering. Jaarlijks informeert de accountant van IDA u en andere opdrachtgevers via een assurancerapportage over de kwaliteit van de financiële processen. Dit betreft het crediteurenbeheer, betalingsverkeer, inkoopfactuurbehandeling, personele lasten en delen van het grootboek.

Op 24 mei ontving Holland Rijnland de definitieve rapportage over de kwaliteit van de dienstverlening door IDA. Hieruit blijken risico’s voor het factuurbehandelings- en betaalproces. Wij adviseren u met IDA te overleggen om de gesignaleerde tekortkomingen met voorrang op te lossen en IDA te vragen het rapport volgend jaar eerder aan te leveren.

Holland Rijnland dient daarnaast zelfstandig een aantal risico’s af te dekken, die geen onderdeel zijn van de controles bij uw serviceorganisatie, zoals de:

naleving van functiescheidingen in het inkoopproces (vier-ogenprincipe)
volledigheid van de aangeleverde personele mutaties
juistheid en volledigheid van de verantwoording van gewerkte uren
verwerking van overige mutaties, zoals begrotingswijzigingen en memoriaalboekingen
naleving van (Europese)

Ons advies uit 2022 om de aansluiting te beschrijven tussen uw eigen interne beheersing en die van uw serviceorganisatie is nog geldig. Zo onderkent u eventuele hiaten in de interne beheersing als onjuiste verwachtingen bestaan over de controle door uw serviceorganisatie.

De onderbouwing van inkopen en bijdragen is verbeterd

De verbijzonderde interne controle op de inkopen en bijdragen is goed voorbereid en is tijdig uitgevoerd. De vragen die tijdens de controle waren gesteld zijn ook adequaat beantwoord en onderbouwd. Dit is een verbetering ten opzichte van vorig jaar, waardoor de controle efficiënter verloopt. De interne en onze accountantscontrole wijst niet op resterende materiële afwijkingen of onzekerheden.

Betalingsverkeer

Wij steunen voor de controle op de betalingen op het assurancerapport van IDA. Het assurancerapport over 2023 is momenteel nog niet beschikbaar. Indien uit het assurancerapport tekortkomingen blijken in het betalingsverkeer, zullen wij aanvullende werkzaamheden uitvoeren om de juistheid van de betalingen vast te stellen.

Het salarisproces is goed op orde

De salariskosten zijn een belangrijk deel van de totale kosten van Holland Rijnland. Met IDA hebben wij al jaren goede afspraken over de timing van de controle en de beschikbaarheid van informatie. IDA heeft de controle op de salarissen net als eerdere jaren goed voorbereid, waardoor de controle van de salarissen efficiënt is verlopen en geen afwijkingen zijn geconstateerd.

Memoriaalboekingen

Met memoriaalboekingen kunnen buiten normale procedures om aanpassingen in de administratie worden gedaan. Daarom zijn goede controles in dit proces belangrijk, die ervoor zorgen dat aanpassingen in de administratie goed zijn onderbouwd en zijn gecontroleerd. De memoriaalboekingen waren in 2023 niet altijd zichtbaar gecontroleerd. Wij constateren overigens ook dat bij de memoriaalboekingen gemaakt rond het einde van het boekjaar deze zichtbare interne controle wel plaatsvond. Hierbij zijn de voorgestelde memoriaalboekingen met onderliggende onderbouwingen door het servicebureau IDA ter goedkeuring aan Holland Rijnland voorgelegd. Wij begrijpen van uw medewerkers dat dit inmiddels de standaard werkwijze is die toegepast wordt. Dit is een belangrijke verbetering in het proces.

Bijzondere regelingen

Algemeen

Holland Rijnland voert als expertise centrum voor de gemeenten veel bijzondere regelingen uit zoals, Cofinanciering, RMC, Gedragsbeïnvloeding, CVV, RIF en Leader. Zo worden de gemeenten niet belast met de gedetailleerde regelgeving en specifieke verantwoordingseisen. Deze regelingen zijn door het bijzondere karakter geen onderdeel van het interne controleplan van IDA, maar Holland Rijnland en IDA hebben aanvullende afspraken gemaakt. Een gespecialiseerde medewerker van IDA voert deze controles uit en de kwaliteit en documentatie van de controles is goed. Door de jaren heen hebben uw medewerkers, de medewerkers van IDA en ons controleteam een goede samenwerkingsvorm ontwikkeld, die leidt tot een efficiënte controle en waarbij geen werk dubbel wordt gedaan.

Over deze bijzondere regelingen, die een belangrijk onderdeel zijn van uw jaarrekening, merken wij het volgende op.

Gedragsbeïnvloeding

Holland Rijnland voert samen met de gemeenten projecten uit die bijdragen aan verkeersveiligheid. In verleden jaren werd de subsidie niet volledig benut. Dit doet zich ook in 2023 voor. Wij begrijpen dat de gedetailleerde subsidie-eisen en de relatief beperkte bedragen per project voor gemeenten aanleiding zijn om terughoudend gebruik te maken van de regeling. Hierdoor worden beleidsdoelstellingen mogelijk in mindere mate bereikt. De administratievoering en de interne controle voor Holland Rijnland is intensief. Uw medewerker die dit project coördineert doet dat zeer nauwgezet. Hierdoor is Holland Rijnland de afgelopen jaren in staat geweest om de subsidie succesvol te declareren.

Regionale aanpak voortijdig schoolverlaten en extra financiële middelen RMC-functie

Holland Rijnland ontvangt circa € 1,1 miljoen Rijksmiddelen via de gemeente Leiden en legt aan de gemeente verantwoording af over de besteding. De verantwoording is gebaseerd op gewerkte uren van medewerkers tegen een vooraf met de gemeente overeengekomen uurtarief dat voor alle functies gelijk is. Holland Rijnland beheerst dit proces goed. De afzonderlijke controle van dit project over het jaar 2023 is al in februari 2024 afgerond en hieruit bleken geen afwijkingen. Holland Rijnland heeft net als andere jaren ruim op tijd verantwoording afgelegd aan de gemeente Leiden. Holland Rijnland heeft geen exact inzicht in de werkelijke kosten van dit project. Het is denkbaar dat de subsidie van € 1,1 miljoen de werkelijke kosten niet dekt. Wij geven in overweging om de werkelijke kosten in beeld te brengen en na te gaan in welke mate de vergoeding kostendekkend is.

Leader

Holland Rijnland neemt deel aan het LEADER programma. Inmiddels zijn de jaren tot en met 2020 door de provincie vastgesteld en uitbetaald. De afrekening 2021 is door u ingediend en ligt ter goedkeuring bij de provincie Zuid-Holland. Over 2022 en 2023 moet de afrekening nog worden opgesteld. De ervaring over eerdere jaren is, dat de provincie beperkte aanpassingen doorvoert in de afrekeningen, waardoor u momenteel geen belangrijke resterende onzekerheden onderkent. Holland Rijnland heeft besloten ook deel te nemen in het LEADER programma voor de nieuwe programmaperiode 2023 tot en met 2027.

RIF

Holland Rijnland begroot de lasten van het Groenprogramma van het Regionaal Investeringsfonds (RIF) niet, maar neemt de werkelijke lasten volgens verslaggevingsregels wel op in de jaarrekening. De lasten worden bepaald op basis van de geschatte voortgang van de groenprojecten.

Omdat lasten niet worden begroot, maar wel worden verantwoord, ontstaat een begrotingsoverschrijding. Door de nieuwe regels rondom de rechtmatigheidsverantwoording zijn deze begrotingsoverschrijdingen (begrotings)onrechtmatig en moeten deze vanaf 2023 worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Overigens staan tegenover deze niet begrote lasten een zelfde bedrag aan baten. Om de overschrijdingen in 2024 te voorkomen raden wij aan om de lasten en de baten van het Groenprogramma RIF jaarlijks te begroten.

Cofinancieringsfonds

Via het Cofinancieringsfonds financiert Holland Rijnland meerjarige projecten. Bij afronding legt de ontvanger van subsidie verantwoording af aan Holland Rijnland over de bestedingen In 2023 heeft Holland Rijnland zes aanvragen voor subsidievaststelling conform aanvraag vastgesteld. Uw Algemene Subsidieverordening (ASV) maakt onderscheid tussen subsidies boven en onder € 60.000. Bij subsidies boven dit bedrag vereist uw ASV een controleverklaring van een accountant bij de afrekening. In 2023 heeft Holland Rijnland een subsidie vastgesteld van € 100.000, zonder controleverklaring. Dit is onrechtmatig en uw dagelijks bestuur heeft de afwijking toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Om onrechtmatigheden te voorkomen is het nodig om bij het vaststellen van de subsidie na te gaan dat de ontvanger aan alle voorwaarden voldoet.

CVV

Vanaf 2023 is na een aanbesteding een nieuwe vervoerder gekozen voor het Collectief Vraagafhankelijk Vervoer (CVV). Deze partij heeft de doelstellingen over stiptheid en zero emissie in 2023 niet gehaald. Omdat het contract met de vervoerder een malusregeling bevat als doelstellingen niet worden gehaald, heeft Holland Rijnland een vordering ingesteld van € 234.000 die vooral betrekking heeft op het WMO vervoer. Het WMO deel zal Holland Rijnland doorbetalen aan de deelnemende gemeenten. Het is nog onduidelijk of de vordering deels moet worden verrekend met de CVV subsidie van de Provincie Zuid-Holland. Daarom is in de jaarrekening een voorziening getroffen.

Na inwinning van juridisch advies zijn (COVID)steunbetalingen aan de vervoerder over 2021 en 2022 omgezet naar een (hogere) vergoeding voor de daadwerkelijke gereden zones, bedoeld om ongeoorloofde staatssteun te vermijden. Voor de vergoeding hiervan heeft Holland Rijnland een resterende vordering van circa € 97.000 op de provincie in de jaarrekening opgenomen. Het is onzeker of de provincie de steunbetalingen voor deze jaren vergoedt. Door de hogere vergoeding per zone is het tarief per zone namelijk hoger dan het door de provincie in de subsidietoekenning vastgestelde zone-tarief. Wij hebben overigens begrepen dat er tot op heden geen signalen zijn vanuit de provincie dat hierover discussie bestaat.

Frauderisico-analyse

Actualiseren van uw frauderisicoanalyse

In 2020 heeft Holland Rijnland voor het laatst de frauderisicoanalyse geactualiseerd. De frauderisicoanalyse geeft inzicht in de mogelijke frauderisico’s voor Holland Rijnland en benoemt de beheersmaatregelen die frauderisico’s moeten afdekken. De frauderisicoanalyse is destijds behandeld in het dagelijks bestuur. Door de toegenomen maatschappelijk aandacht voor het (beheersen van) frauderisico’s, raden wij aan om de frauderisico te actualiseren en deze nadrukkelijker onderdeel te maken van uw interne beheersing. Dit kan door de risicoanalyse en de beheersmaatregelen, periodiek te agenderen in directie, dagelijks bestuur en auditcommissie en na te gaan of de risicoanalyse de belangrijkste risico’s benoemt en of de beheersmaatregel voldoende robuust zijn.

Rechtmatigheid

Vanaf 2023 informeert het dagelijks bestuur met de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Dit omvat de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties voor zover die samenhangt met het begrotings-, voorwaarden- en misbruik en oneigenlijk gebruik criterium. Holland Rijnland heeft zich op de rechtmatigheidsverantwoording voorbereid door herziene verordeningen en een geactualiseerd normenkader rechtmatigheid vast te stellen en een toetsingskader te maken voor de interne controle op rechtmatigheid. Aandachtspunten zijn:

Het Normenkader rechtmatigheid voor 2024 wordt nog op onderdelen aangepast. Sommige interne regels zijn niet (meer) relevant en enkele regels rondom LEADER en RMC/Vtv ontbreken en moeten worden Wij hebben vastgesteld dat in 2023 wel is getoetst op deze regels.
De interne controle wijst op begrotingsonrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens, waardoor niet (begrotings)rechtmatig is In overeenstemming met aanwijzingen van onze beroepsvereniging verwijzen wij in de controleverklaring naar uw rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening.
Holland Rijnland beschikt niet over beleid dat Misbruik en Oneigenlijk (M&O) gebruik van middelen moet voorkomen. Volgens de Kadernota rechtmatigheid wordt dat toegelicht in de paragraaf Wij adviseren om in 2024 M&O- beleid op te stellen.

Uw medewerkers hebben duidelijk veel aandacht besteed aan en kennis van de nieuwe rechtmatigheidsverantwoording vanaf 2023. Hiermee beschikt Holland Rijnland over een goede basis voor de rechtmatigheidsverantwoording in komende jaren.

Onze risicoanalyse en controlewerkzaamheden

De controlestandaarden schrijven voor dat wij u informeren over de belangrijkste risico’s die wij bij onze controle onderkennen. Onze controle heeft zich gericht op de betrouwbaarheid van de jaarrekening. Naast gebruikelijke controlerisico’s, zoals de volledigheid van opbrengsten, de juistheid van kosten en het voldoen aan verslaggevingsregels, geven wij in het bijzonder aandacht aan de risico’s die samenhangen met doorbreking van functiescheiding door de leiding.

Onze risicoanalyse

In augustus 2023 hebben wij onze risicoanalyse gedeeld met de Auditcommissie. Onze controle richt zich in het bijzonder op:

de juiste verwerking van de afsplitsing van SOZ in de beginbalans van Holland Rijnland
of kosten SOZ mogelijk ten onrechte in de jaarrekening van Holland Rijnland zijn verantwoord
de toereikende onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording
juistheid van kosten: aannemelijkheid van prestatielevering en aansluiting tussen factuurbedragen en opdrachten
juistheid van toerekening van kosten SOZ
juistheid van personele lasten
juistheid van lasten RIF, RMC, Cofinancieringsfonds, Gedragsbeïnvloeding, CVV/Regiotaxi, Leader
doorbreking van interne beheersing door het management
voldoen aan de verslaggevingsregels van het BBV en de juistheid van de WNT-verantwoording

In dit verslag hebben wij u geïnformeerd over de uitkomsten van onze werkzaamheden.

Onze controlewerkzaamheden met betrekking tot fraude

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude berust bij degenen die belast zijn met governance en bij de directie. Het is onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten.

Omdat onze controle niet bestond uit een uitvoerige controle van alle transacties, die nodig zou zijn om fouten of fraude aan het licht te brengen, kan het zijn dat bij onze controlewerkzaamheden geen materiële fraude is geconstateerd. Al wordt door effectieve interne beheersingsmaatregelen de kans dat fouten of fraude voorkomen en onopgemerkt blijven kleiner, wordt die mogelijkheid niet uitgesloten. Daarom kunnen wij niet garanderen dat eventuele fouten of fraude worden ontdekt.

Tegen de achtergrond van het frauderisico werden controlewerkzaamheden uitgevoerd

Zoals overeengekomen in onze controleaanpak omvatten onze werkzaamheden onder meer besprekingen met bestuur, directie en (concern)control over de interne beheersingsmaatregelen, managementschattingen, bijzondere transacties buiten de normale gang van zaken, de Wet Normering Topinkomens en memoriaal boekingen.

Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd:

Navragen of sprake is van bekende fraudesignalen of fraudegevallen bij management en bestuur
Het evalueren van de organisatie- en governance structuur, de interne beheermaatregelen, de informatiesystemen en cultuur en gedrag in relatie tot fraude.
Het aanbrengen van onvoorspelbaarheid in onze controlewerkzaamheden
Het evalueren van de rationaliteit van eventuele belangrijke ongebruikelijke transacties en het beoordelen van schattingen en steekproefsgewijs vaststellen dat aan de verantwoorde inkopen geleverde prestaties ten grondslag liggen
Het beoordelen van hoger-risicojournaalposten en overige aanpassingen in de administratie en het evalueren van de belangrijkste oordeelsvormingen en veronderstellingen voor een mogelijke tendentie door Holland Rijnland. Bij identificatie van onverwachte journaalposten hebben wij aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden omvatten ook het testen van transacties op basis van brondocumenten.
Het zorgen voor een professioneel kritische instelling van ons team.

Tijdens onze controle van de jaarrekening 2023 zijn geen aanwijzingen voor fraude gesignaleerd.

Bijlage 1: De opdracht die u ons heeft verstrekt

Binnen het kader van de overeenkomst tussen Holland Rijnland en Publiek Belang Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging heeft uw secretaris-directeur namens het algemeen bestuur ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle ook zijn geen meningsverschillen met het management geweest. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke auditplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voldoende voor de doelstelling van onze controle.
De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole.

Gezamenlijke risicoanalyse als basis

Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeenschappelijke regeling (verder GR) mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw GR en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten.

Interim-controle

Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing.
Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing.
Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen.

Jaarrekeningcontrole

Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften en of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden te ontdekken, rekening houdend met de door het algemeen bestuur vastgestelde materialiteitsgrenzen.

Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapporteringstolerantie overschrijden en aangelegenheden waarvan wij vinden dat deze voldoende belangrijk zijn om aan uw algemeen bestuur te rapporteren.