Verslag van bevindingen 2021

Home | Over ons | Financiën | Verslag van bevindingen 2021

DOWNLOAD HET VERSLAG VAN BEVINDINGEN 2021 ALS PDF-BESTAND
206 kb

Uw opdracht aan ons

U heeft ons met de brief van 9 juli 2021 opdracht gegeven voor de jaarrekeningcontrole 2021. U ontvangt onze controleverklaring bij uw jaarrekening 2021 afzonderlijk. Op grond van de wet bevat dit verslag onze bevindingen over de inrichting van uw financiële beheer en financiële organisatie en de mate waarin deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Wij informeren u over (eventuele) afwijkingen en onrechtmatigheden in de jaarrekening en geven adviezen die bijdragen aan het uitvoeren van uw toezichthoudende taak. Voor de rapportage van bevindingen heeft uw bestuur de ondergrens op € 25.000 gesteld.

Bestuurlijke samenvatting

De belangrijkste bevindingen vanuit onze controle zijn:

Uw medewerkers hebben het jaarrekeningproces goed voorbereid en hebben onze controle deskundig Hierdoor is het controleproces soepel verlopen.
De jaarrekening is informatief, voldoet aan verslaggevingsregels en is vrij van materiele afwijkingen of
De interne controle van uw bijzondere regelingen is goed Enkele aandachtspunten rondom de bijzondere regelingen lichten wij toe in dit verslag.
Uit de controle van inkoopkosten en subsidie- en bijdrageverstrekkingen blijken geen fouten, maar de documentatie van inkoopcontracten en prestatieleveringsdocumentatie moet beter op orde zijn voordat wordt Dit vermindert het risico op onjuiste betalingen.
Het salarisproces is net als andere jaren goed op
U en wij steunen op bedrijfsprocessen die het Servicepunt 71 grotendeels uitvoert. Voor een deel van deze processen is Holland Rijnland zelf verantwoordelijk. Het is nodig om de aansluiting te beschrijven tussen uw processen en die van Servicepunt Dit voorkomt hiaten in de interne beheersing omdat ten onrechte wordt verondersteld dat SP71 controles uitvoert.

Dit verslag van bevindingen bevat onze controlebevindingen en aanbevelingen waarmee Holland Rijnland verder kan bouwen aan de interne beheersing.

Verslaggeving

Uw jaarstukken zijn goed leesbaar en zijn kort na afloop van het boekjaar beschikbaar

De oplevering van de concept-jaarstukken 2021 heeft opnieuw in goede samenwerking met uw organisatie en SP71 plaatsgevonden. Bij aanvang van onze jaarrekeningcontrole waren de jaarstukken en de benodigde onderbouwingen van jaarrekeningposten beschikbaar. Onze controle heeft geen aanleiding gegeven tot belangrijke aanpassingen van de jaarrekening. Uw medewerkers en de medewerkers van SP71 hebben onze controle deskundig begeleid. Wij stellen deze manier van samenwerken zeer op prijs.

De jaarstukken van Holland Rijnland geven een informatief beeld van het boekjaar 2021 in overeenstemming met de verslaggevingsregels van het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV).

Interne beheersing

De kwaliteit van bedrijfsprocessen vraagt de aandacht

Servicepunt 71 (verder: SP71) voert belangrijke delen uit van uw bedrijfsvoering. De accountant van SP71 informeert jaarlijks over de kwaliteit van deze processen. Dit betreft de onderdelen Rekeningschema Decade, Crediteurenbeheer, Betalingsverkeer, Purchase2Pay en Personele lasten. De voor Holland Rijnland relevante processen Purchase 2 Pay en Crediteurenbeheer kenden over 2021 tekortkomingen die vrijwel overeenkwamen met 2020. De accountant van SP71 heeft in het eindrapport aangegeven dat door het uitvoeren van gegevensgerichte controlewerkzaamheden de beheersdoelstellingen alsnog zijn bereikt.

Ten aanzien van de algemene IT-beheersmaatregelen rapporteert de accountant van SP71 dat de interne beheersing moet verbeteren. Voor Decade en Proquro betreft dit:

halfjaarlijkse controle of toegekende accounts en rechten nog actueel zijn
of eventuele mutaties hierin zijn doorgevoerd op basis van de daarvoor geldende procedure en
halfjaarlijkse controle of de wachtwoordinstellingen conform het geldende wachtwoordbeleid zijn ingericht.

De accountant van SP71 heeft wel zelfstandige werkzaamheden verricht op deze onderdelen en geen uitzonderingen geconstateerd.

De door de accountant van het SP71 gehanteerde scope in de controle van deelprocessen stelt eisen aan de controles binnen Holland Rijnland. De interne beheersing van Holland Rijnland dient een aantal aspecten af te dekken, die geen onderdeel zijn van de controles bij SP71, zoals de:

naleving van functiescheidingen in het inkoopproces (vier-ogenprincipe)
volledigheid van de aangeleverde personele mutaties
juistheid en volledigheid van de verantwoording van gewerkte uren
verwerking van overige mutaties, zoals begrotingswijzigingen en memoriaalboekingen
naleving van (Europese) aanbestedingsregels.

Wij raden aan om de aansluiting te beschrijven tussen uw eigen interne beheersing en die van SP71. Dit voorkomt hiaten in de interne beheersing omdat ten onrechte wordt verondersteld dat SP71 controles uitvoert.

Betere afspraken nodig over de onderbouwing van inkopen en bijdragen

Door de tekortkomingen in het inkopen- en bijdragenproces bij SP71 hebben wij in goed overleg met uw medewerkers onze controle aangepast door minder te steunen op de processen binnen SP71 en door meer gegevensgerichte controles uit te voeren.

De aanvullende steekproef op de inkoopkosten en bijdragen is intensief en vraagt veel tijd. Onderliggende contracten en de documentatie van geleverde prestaties kwamen in veel gevallen pas na veel inspanningen beschikbaar. Dit kan er op wijzen dat deze informatie niet of minder beschikbaar was op het moment dat facturen intern werden gecontroleerd voorafgaand aan de
betaling. Dit doet zich breed voor binnen uw organisatie en is niet beperkt tot één of enkele budgethouders. Om het risico van onjuiste betalingen te beperken is het nodig dat de directie met de budgethouders afspraken maakt over betere onderbouwing van lasten, zodat een cultuur ontstaat die bijdraagt aan een hoger controlebewustzijn.

Na afronding van de interne controle en onze accountantscontrole resteren geen afwijkingen en onzekerheden met mogelijke invloed op de strekking van onze controleverklaring.

Het salarisproces is goed op orde

De salariskosten van uw medewerkers zijn een belangrijk deel van de totale kosten van Holland Rijnland. Met SP71 hebben wij goede afspraken gemaakt over de beschikbaarheid van informatie. SP71 heeft de controle op de salarissen net als eerdere jaren goed voorbereid. De controle van de salarissen is efficiënt verlopen en hieruit blijken geen afwijkingen.

Bijzondere regelingen

Algemeen

Holland Rijnland kenmerkt zich als expertise centrum voor de gemeenten door veel bijzondere regelingen uit te voeren zoals, Cofinanciering, RMC, Gedragsbeïnvloeding, CVV, RIF en Leader. Hierdoor hoeven de gemeenten zich de vaak gedetailleerde regelgeving en specifieke verantwoordingseisen niet eigen te maken. Deze regelingen zijn geen onderdeel van het intern controleplan van SP71 voor de controle van de bedrijfsvoeringsprocessen. Holland Rijnland en SP71 hebben hierover aanvullende afspraken gemaakt. De kwaliteit en documentatie van de controles van de bijzondere regelingen is in 2021 verder verbeterd ten opzichte van 2020. Door de jaren heen hebben uw medewerkers, de medewerkers van SP71 en ons controleteam een goede samenwerkingsvorm ontwikkeld, die leidt tot een efficiënte controle en waarbij geen werk dubbel wordt gedaan..

Over de bijzondere regelingen merken wij het volgende op.

Gedragsbeïnvloeding

Holland Rijnland voert samen met de gemeenten projecten uit die bijdragen aan verkeersveiligheid. Voor 2020 en 2021 stelde de Provincie Zuid-Holland maximaal € 1,5 miljoen subsidie beschikbaar, waarvan Holland Rijnland € 900.000 heeft besteed. Het project omvat meer dan 100 deelprojecten van veelal beperkte financiële omvang. De provincie stelt gedetailleerde eisen aan de declaratie van kosten. Dit maakt administratievoering en interne controle intensief en foutgevoelig. Uw medewerker die dit project coördineert doet dat al jaren en zeer nauwgezet. Hierdoor is Holland Rijnland de afgelopen jaren in staat geweest om de subsidie succesvol te declareren.

Ten opzichte van vorig jaar zijn verbeteringen gerealiseerd. Inmiddels worden tussentijdse projectwijzigingen tijdig aan de provincie gemeld. Hiermee heeft Holland Rijnland adequaat gereageerd op een aanwijzing van de provincie van vorig jaar en dit voorkomt het risico op korting van subsidie. Ook is met de provincie overlegd over de manier waarop Holland Rijnland invulling geeft aan de publiciteitseis. De provincie stemt hiermee in en ook dit voorkomt het risico dat de subsidie lager wordt vastgesteld.

Door de huidige strenge eisen zien, zo begrijpen wij, veel gemeenten af van deelname aan het project. Dit leidt tot een belangrijke onderbesteding van de beschikbare middelen. Vorig jaar hebben wij in overweging gegeven om met de provincie te overleggen over vereenvoudiging van de regeling. Dit kan de deelnamegraad vergroten en de administratieve lasten voor Holland Rijnland beperken. Bedoeld overleg heeft nog niet plaatsgevonden. De provincie heeft aan Holland Rijnland voor de periode 2022 tot en met 2024 opnieuw subsidie toegekend. Wij herhalen ons advies om samen met de provincie te verkennen hoe vereenvoudiging kan worden bereikt.

Regionale meld- en coördinatiefunctie en kwalificatieplicht (RMC)

Het Regionaal Bureau Leerplicht is onderdeel van Holland Rijnland en voert de RMC en Kwalificatieplicht regeling uit. Holland Rijnland ontving van de gemeente Leiden ruim € 940.000 en legt verantwoording af over de besteding. Deze verantwoording is gebaseerd op gewerkte uren van medewerkers in het tijdregistratiesysteem TIM. Volgens uw procedures dient de leidinggevende deze uren voldoende frequent te controleren en in TIM te autoriseren. Vorig jaar is dit niet op de juiste wijze gebeurd, maar over 2021 is deze interne controle goed uitgevoerd. Overigens zijn de werkelijke kosten voor Holland Rijnland tenminste € 1,3 miljoen en waarschijnlijk veel hoger.

Leader

Over de jaren 2017 tot en met 2023 ontvangt Holland Rijnland bijna € 600.000 subsidie van de Provincie Zuid-Holland voor het Leader-project ‘Op weg naar een healthy region’. Holland Rijnland heeft in 2021 subsidie ter hoogte van € 114.000 ontvangen voor de declaratie over 2018. De declaratie over 2019 is in 2021 ingediend, maar moet nog worden vastgesteld en uitbetaald. Over 2020 en 2021 moet nog een afrekening ingediend worden. Wij hebben vastgesteld dat het recht op te ontvangen subsidie over de jaren 2019 tot en met 2021 goed in de jaarrekening als vordering op de provincie is opgenomen.

RIF

De jaarlijkse bestedingen in het kader van het Regionaal Investeringsfonds (RIF) worden gedeeltelijk verantwoord via het overzicht van baten en lasten. Dit betreft de bestedingen in het kader van het groenprogramma. In 2021 zijn de lasten van het groenprogramma, conform de nieuwe regels van het BBV, op basis van voortgang toegerekend aan het lopend boekjaar. Tot en met 2019 vond toerekening aan de jaren plaats op basis van het betalingsritme. De hiermee gemoeide lasten worden direct gedekt met baten uit de beschikbare RIF-gelden, waardoor sprake is van een resultaatneutraal effect. Door deze verantwoordingswijze bestaat wel een beter inzicht in de voortgang van de verschillende projecten.

Cofinancieringsfonds

Holland Rijnland verstrekt met het Cofinancieringsfonds financiële bijdragen aan bovengemeentelijke initiatieven uit de regio die een innovatief karakter hebben en die bijdragen aan de Regionale Agenda van Holland Rijnland. In 2021 zijn de financiële bijdragen voor vier projecten gehonoreerd. Van deze vier projecten met een looptijd van meerdere jaren is in 2021 bij drie projecten de financiële bijdrage (vooruit)betaald ter hoogte van € 300.000 in totaal. Ook liepen in 2021 nog projecten waarvoor Holland Rijnland reeds in eerdere jaren een financiële bijdrage had geleverd. Vanaf 2021 worden voor nieuwe de lasten genomen naar rato van de voortgang, conform de nieuwe regels van het BBV. Wij stelden vast dat de verwerkingswijze van de lastneming van het cofinancieringsfonds goed is verwerkt in uw jaarrekening.

Momenteel houdt Holland Rijnland extracomptabel een subsidie-overzicht bij van de subsidieprojecten. Wij adviseren u dit subsidieregister uit te breiden met het verloop van de lastneming over de boekjaren om goed inzicht te behouden in de gerealiseerde lasten en resterende verplichtingen per subsidiebeschikking.

CVV

Holland Rijnland heeft in 2020 en 2021 Coronasteun betaald aan de aanbieder van collectief vraagafhankelijk vervoer. In de jaarrekening is verondersteld dat de betaalde coronasteun als subsidiabel kan worden aangemerkt. In totaal is er een subsidiebate verantwoord van €345.000. Hiervan heeft over 2021 circa € 93.000 (2020: circa € 140.000) geen betrekking op gereden ritten. De provincie Zuid-Holland is voornemens dit onder de voorwaarden die zij gesteld hebben in hun Algemene Subsidieverordening te vergoeden, maar de afrekening over 2020 is door de provincie nog niet afgehandeld waardoor het derhalve niet zeker is of deze steunbetalingen worden vergoed. Tevens wordt met de provincie overleg gevoerd over de vergoeding van meerkosten in verband met Coronasteun over beide jaren. Voor deze meerkosten is uit oogpunt van voorzichtigheid nog geen vergoeding in uw jaarrekeningen 2020 en 2021 verwerkt.

Afhankelijk van de financieringsconstructie en/of het contract met de vervoerder kan er bij het betalen van continuïteitsbijdragen sprake zijn van staatssteun, omdat dit gedeeltelijk compensatie betreft voor niet geleverde diensten. Om gemeenten te ondersteunen heeft het Rijk voor Doelgroepenvervoer meldingen van staatssteun bij de Europese Commissie (EC) gedaan. De EC heeft deze meldingen goedgekeurd voor de periode tot 1 oktober 2021. Als het kader van de goedkeuringen wordt gevolgd, is geen melding per gemeente nodig. Wij adviseren u de door Holland Rijnland verleende steunmaatregelen te toetsen aan de gestelde voorwaarden om vast te stellen of sprake is van staatsteun en zo ja, of dit kwalificeert als geoorloofde staatssteun. De door Holland Rijnland verleende steun vanaf 1 oktober 2021 (totaalbedrag over 2021 circa € 34.000) wordt niet afgedekt door de goedkeuring van de Europese Commissie en is aan de vervoerder verstrekt als voorschot. Momenteel onderzoekt uw organisatie of deze steunbetalingen kunnen worden omgezet naar een andere regeling waarmee ongeoorloofde staatssteun wordt vermeden.

Ontvlechting TWO

In november 2021 is bestuurlijk besloten om een nieuwe gemeenschappelijke regeling op te richten, de Serviceorganisatie Zorg Holland Rijnland (SOZ). In 2022 wordt de TWO Jeugdhulp uit Holland Rijnland ontvlochten waarna vanaf 1 januari 2023 de taken van TWO Jeugdhulp door SOZ worden uitgevoerd.

Voor Holland Rijnland is het van belang dat bij de ontvlechting en overdracht van taken een scherp beeld bestaat van de financiële posities (bezittingen, vorderingen en schulden) die dienen te worden overgedragen en dat met SOZ goede afspraken worden gemaakt over eventuele resterende vorderingen en schulden na overdracht. Wij adviseren u deze posities tijdig in beeld te brengen.

Frauderisico- analyse

Uw frauderisicoanalyse is geactualiseerd

Begin 2020 heeft uw organisatie de frauderisicoanalyse geactualiseerd. De frauderisicoanalyse geeft inzicht in de mogelijke frauderisico’s voor Holland Rijnland en benoemt de beheersmaatregelen die de gevolgen van frauderisico’s zoveel mogelijk moeten beperken. De frauderisicoanalyse is behandeld in het dagelijks bestuur. Door de frauderisicoanalyse wordt een nadrukkelijker onderdeel van uw interne beheersing door deze, en de daaruit voortvloeiende beheersmaatregelen, periodiek te agenderen in directie, dagelijks bestuur en auditcommissie.

Wij adviseren u de frauderisicoanalyse periodiek te actualiseren en te agenderen in directie, dagelijks bestuur en auditcommissie.

Rechtmatigheid

Uw normenkader is actueel

Voor de controle op de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties is aan uw algemeen bestuur een normenkader ter kennisneming aangeboden. Het normenkader bevat naast de actuele wet- en regelgeving met financiële consequenties ook toepasselijke interne regelgeving, zoals verordeningen.

Begrotingsrechtmatigheid

Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2021, hebben wij de

begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat voor belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig tot besluitvorming en begrotingswijziging kan worden gekomen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur.

Het begrotingscriterium is uitgewerkt in de Kadernota van de Commissie BBV. Het overschrijden van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. De accountant moet in het accountantsverslag deze kostenoverschrijdingen aan de orde stellen. In de jaarrekening 2021 van Holland Rijnland is sprake van begrotingsoverschrijdingen (van de lasten) op het programma Domein 1 (Ruimte en Energie) en op het onderdeel Domein 4 (Organisatie en samenwerking/Overhead). De overschrijding op Domein 1 is het gevolg van de toerekening van lasten van het Groenprogramma RIF aan het boekjaar 2021 en wordt volledig gecompenseerd door hieraan direct gerelateerde baten. De overschrijding op het programma Domein 4 betreft een overschrijding op de kosten van overhead en wordt met name veroorzaakt door niet-begrote kosten van het Servicepunt71 en de TWO Jeugdhulp.

Deze overschrijdingen zijn herkenbaar in de jaarrekening opgenomen en passen binnen de beleidskaders, maar dienen nog wel door het algemeen bestuur te worden geautoriseerd (door vaststelling van de jaarrekening).

Schatkistbankieren

Zoals toegelicht in uw jaarstukken overschrijdt Holland Rijnland de drempelwaarde voor schatkistbankieren over de eerste 2 kwartalen van 2021. De overschrijdingen worden veroorzaakt doordat de middelen voor jeugdzorg, waarvoor Holland Rijnland de kassiersfunctie vervult, geen onderdeel uitmaken van de begroting van Holland Rijnland en daarom geen onderdeel vormen van de grondslag voor berekening van de drempelwaarde. De overschrijding van de drempelwaarde weegt niet mee in ons oordeel over de rechtmatigheid.

Vanaf 2023

Uw dagelijks bestuur dient met ingang van 2023 een rechtmatigheidsverantwoording af te geven. De bedoeling is dat het algemeen bestuur meer inhoudelijk met het dagelijks bestuur spreekt over de bevindingen ten aanzien van rechtmatigheid. De Commissie BBV heeft een modelrechtmatigheidsverantwoording gepubliceerd, die door het dagelijks bestuur opgenomen moeten worden in de jaarrekening, op het moment dat de wetgeving is aangepast.

Uw organisatie richt vervolgens een proces in waarbij het dagelijks bestuur zelf tot een oordeel komt over de financiële rechtmatigheid van transacties. Dit betekent onder meer dat het dagelijks bestuur uw algemeen bestuur informeert over het toepasselijk normenkader, het dagelijks bestuur hieraan toetst en eventuele rechtmatigheidsfouten en onzekerheden rapporteert en dat de accountant de rechtmatigheidsverantwoording van het dagelijks bestuur betrekt bij het accountantsoordeel over de jaarrekening.

Wij adviseren om voor te breiden op de nieuwe rechtmatigheidscontrole. Omdat (het tegengaan van) Misbruik & Oneigenlijk gebruik (M&O) een belangrijk element is van de nieuwe rechtmatigheidscontrole, adviseren wij u om beleid te formuleren op dit vlak en dit te vertalen in interne regelgeving.

Onze risicoanalyse en controlewerkzaamheden

De controlestandaarden schrijven voor dat wij u informeren over de belangrijkste risico’s die wij bij onze controle onderkennen. Onze controle heeft zich gericht op de betrouwbaarheid van de jaarrekening en de rechtmatigheid van baten, lasten en balansmutaties. Naast gebruikelijke controlerisico’s, zoals de volledigheid van opbrengsten, de juistheid van kosten en het voldoen aan verslaggevingsregels, geven wij in het bijzonder aandacht aan de risico’s die samenhangen met doorbreking van functiescheiding door de leiding.

Onze risicoanalyse

In augustus 2021 hebben wij onze risicoanalyse gedeeld met de Auditcommissie. Onze controle richt zich in het bijzonder op:

rechtmatigheid van de aanbestedingen
juistheid van kosten: aannemelijkheid van prestatielevering en aansluiting van de gefactureerde bedragen op de verstrekte opdrachten
juistheid van toerekening van kosten TWO
juistheid van personele lasten
juistheid van lasten RIF, RMC, Cofinancieringsfonds, Gedragsbeïnvloeding, CVV/Regiotaxi, Leader
juistheid en volledigheid van de afrekening met de gemeenten
doorbreking van interne beheersing door het management
voldoen aan de verslaggevingsregels van het BBV en de juistheid van de WNT-verantwoording.

In dit verslag hebben wij u geïnformeerd over de uitkomsten van onze werkzaamheden.

Onze controlewerkzaamheden met betrekking tot fraude

De primaire verantwoordelijkheid voor het voorkomen en opsporen van fraude berust bij degenen die belast zijn met governance en bij de directie. Het is onze verantwoordelijkheid om onze controle te plannen en uit te voeren om redelijke zekerheid te krijgen dat de jaarrekening als geheel geen materiële onjuistheden bevat, of die nu worden veroorzaakt door fraude of door fouten.

Omdat onze controle niet bestond uit een uitvoerige controle van alle transacties, die nodig zou zijn om fouten of fraude aan het licht te brengen, kan het zijn dat bij onze controlewerkzaamheden geen materiële fraude is geconstateerd. Al wordt door effectieve interne beheersingsmaatregelen de kans dat fouten of fraude voorkomen en onopgemerkt blijven, kleiner, wordt die mogelijkheid niet uitgesloten. Daarom kunnen wij niet garanderen dat eventuele fouten of fraude worden ontdekt.

Tegen de achtergrond van het frauderisico werden controlewerkzaamheden uitgevoerd

Zoals overeengekomen in onze controleaanpak omvatten onze werkzaamheden onder meer besprekingen met bestuur, directie en (concern)control over de interne beheersingsmaatregelen, managementschattingen, bijzondere transacties buiten de normale gang van zaken, de Wet Normering Topinkomens en memoriaal boekingen.

Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd:

Navragen of sprake is van bekende fraudesignalen of fraudegevallen bij management en bestuur
Het evalueren van de organisatie- en governance structuur, de interne beheermaatregelen, de informatiesystemen en cultuur en gedrag in relatie tot fraude.
Het aanbrengen van onvoorspelbaarheid in onze controlewerkzaamheden
Het evalueren van de rationaliteit van eventuele belangrijke ongebruikelijke transacties en het beoordelen van schattingen
Het uitvoeren van gegevensgerichte werkzaamheden op de naleving van de Europese aanbestedingsregels en steekproefsgewijs vaststellen dat aan de verantwoorde inkopen geleverde prestaties ten grondslag liggen
Het beoordelen van de aard van hoger-risicojournaalposten en overige aanpassingen in de administratie en het evalueren van de belangrijkste oordeelsvormingen en veronderstellingen voor een mogelijke tendentie door Holland Rijnland. Bij identificatie van onverwachte journaalposten hebben wij aanvullende controlewerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden omvatten ook het testen van transacties op basis van brondocumenten.
Het zorgen voor een professioneel kritische instelling van ons team.

Tijdbesteding

Eén van de maatregelen van onze beroepsgroep voor verdere verbetering van de kwaliteit van de accountantscontrole is dat de accountant aan het toezichthoudend orgaan van de gecontroleerde rechtspersoon rapporteert hoeveel uren hij verwacht te besteden en daadwerkelijk heeft besteed aan de uitvoering van de jaarrekeningcontrole. In overeenstemming met deze maatregel hebben wij onderstaand de geraamde tijdbesteding weergegeven ten opzichte van de werkelijke tijdbesteding.

De werkelijk bestede uren van onze jaarrekeningcontrole liggen dicht bij de begroting. Dit komt door het soepele jaarrekeningtraject. De begroting bevatte niet de tijd voor de extra inkoopcontroles. Over onze tijdbesteding voor deze inkoopcontroles hebben wij met het management vooraf afspraken gemaakt.

Functieniveau	Begrote uren	Werkelijk bestede uren *)
Eindverantwoordelijk accountants	84	125
Managers	108	141
Overige medewerkers en specialisten	48	68
Totaal	240	334

Bijlage 1: De opdracht die u ons heeft verstrekt

Binnen het kader van de overeenkomst tussen Holland Rijnland en Publiek Belang Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging heeft uw secretaris-directeur namens het algemeen bestuur ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening. Er is gedurende het verloop van de controle op geen enkele wijze sprake geweest van een beperking in de reikwijdte van onze controle ook zijn geen meningsverschillen met het management geweest. Tijdens de uitvoering van de oorspronkelijke auditplanning hebben zich geen wijzigingen van materieel belang in de reikwijdte voorgedaan. Wij achten de reikwijdte van onze controle voldoende voor de doelstelling van onze controle.

De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: de risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole.

Gezamenlijke risicoanalyse als basis

Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’s waar u als gemeenschappelijke regeling (verder GR) mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw GR en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Het doel hiervan is om op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor de verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om de externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van materieel belang in de jaarrekening als gevolg van fraude of fouten.

Interim-controle

Onze risicoanalyse en de daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meer zekerheid er bestaat dat de opgeleverde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IB) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de interne beheersing.

Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing.

Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen.

Jaarrekeningcontrole

Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de eisen van rechtmatigheid zoals opgenomen in uw controleprotocol. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de door het algemeen bestuur vastgestelde materialiteitsgrenzen.

Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverklaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapporteringstolerantie overschrijden en aangelegenheden waarvan wij vinden dat deze voldoende belangrijk zijn om aan uw algemeen bestuur te rapporteren.