HomeToekomstbestendige regioWonenReglement Regionale Urgentiecommissie Holland Rijnland

Jaarverslag 2024 Regionale Urgentiecommissie Holland Rijnland

Onderstaand vindt u het reglement Regionale Urgentiecommissie Holland Rijnland als integrale webpagina.
U kunt deze ook als WORD-bestand downloaden.

Download het reglement als WORD-bestand

Artikel 1 Begripsbepalingen

Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland;
Holland Rijnland: Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland;
HRW: Vereniging Holland Rijnland Wonen, rechtspersoon, die in de regio Holland Rijnland namens de woningcorporaties verantwoordelijk is voor de uitvoering van de woonruimteverdeling;
Huurdersorganisatie(s): huurdersorganisatie(s) als bedoeld in artikel 1, eerste lid, onder f van de Wet op het overleg huurders verhuurder;
Secretariaat: de Secretaris(sen) van de Urgentiecommissie;
Urgentiecommissie: Regionale Urgentiecommissie Holland Rijnland;
Verordening: de vigerende Huisvestingsverordening Holland Rijnland.

Artikel 2 Samenstelling, benoeming en ontslag Urgentiecommissie

De Urgentiecommissie bestaat uit een voorzitter en maximaal zes overige leden;
De voorzitter en de overige leden worden formeel benoemd, geschorst en ontslagen door het Dagelijks Bestuur;
Twee leden worden benoemd op voordracht van het Dagelijks Bestuur, twee leden op voordracht van HRW en twee leden op voordracht van de huurdersorganisaties in de regio Holland Rijnland (via Stichting Huurders Holland Rijnland). De voorzitter wordt door het Dagelijks Bestuur voorgedragen;
Na voordracht van aspirant-leden vindt een selectiegesprek plaats met de voorzitter van de Urgentiecommissie en de secretaris en/of manager van Holland Rijnland;
De voorzitter en de overige leden van de Urgentiecommissie worden voor een periode van maximaal vier jaar benoemd en kunnen éénmaal worden herbenoemd voor een maximale periode van vier jaar;
De voorzitter en de overige leden maken geen deel uit van en zijn niet werkzaam onder verantwoordelijkheid van bestuursorganen van de aan Holland Rijnland deelnemende gemeenten, of instellingen die zich bezig houden met de woonruimteverdeling binnen Holland Rijnland. Evenmin houden zij zich als zelfstandige bezig met woonruimteverdeling binnen de regio. Leden mogen verbonden zijn aan huurdersorganisaties, mits zij onafhankelijk en zonder last en ruggespraak hun rol als commissielid kunnen vervullen;
De Urgentiecommissie kiest uit haar midden een plaatsvervangend voorzitter ten behoeve van de vervanging van de voorzitter bij afwezigheid;
De voorzitter en de overige leden kunnen op elk moment ontslag nemen. Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het Dagelijks Bestuur;
Het Dagelijks Bestuur kan gemotiveerd besluiten tot tussentijds beëindiging van benoeming van de voorzitter of overige leden van de Urgentiecommissie. De benoeming wordt in ieder geval beëindigd wanneer een lid of de voorzitter niet langer voldoet aan het bepaalde in lid 6 van dit artikel of wanneer een lid of de voorzitter handelt in strijd met artikel 8 van dit reglement.

Artikel 3 Instelling, taken en bevoegdheden Urgentiecommissie

Het Dagelijks Bestuur stelt een Urgentiecommissie in die als taak heeft het namens het Dagelijks Bestuur uitoefenen van de bevoegdheden als genoemd in de Verordening met betrekking tot urgentie;
De Urgentiecommissie heeft tot taak om namens het Dagelijks Bestuur te besluiten tot het toekennen, afwijzen, verlengen of intrekken van urgentieverklaringen. Dit behelst in ieder geval:
1. De Urgentiecommissie kan toepassing geven aan de hardheidsclausule van de verordening ten aanzien van aanvragen om urgentie;
2. De Urgentiecommissie kan aan een urgentieverklaring een zoekprofiel verbinden;
3. De Urgentiecommissie kan bij het verlenen van een urgentieverklaring aanvullende voorwaarden stellen;
4. De Urgentiecommissie kan over een aanvraag bij een extern deskundige advies inwinnen;

Artikel 4 Specifieke taken en verantwoordelijkheden van de voorzitter

De voorzitter is verantwoordelijk voor een goed en onafhankelijk functioneren van de Urgentiecommissie en spreekt in voorkomende gevallen de leden hierop aan;
De voorzitter bewaakt de algehele kwaliteit van de werkzaamheden van de Urgentiecommissie;
De voorzitter vertegenwoordigt de Urgentiecommissie bij externe aangelegenheden;
De voorzitter is verantwoordelijk voor het jaarverslag van de Urgentiecommissie; hij wordt daarin ondersteund door het secretariaat;
De voorzitter pleegt overleg met het hoofd van de afdeling Regionale Uitvoering ten aanzien van de ondersteuning van de Urgentiecommissie door het secretariaat.

Artikel 5 Werkwijze

De Urgentiecommissie vergadert één keer per twee weken. De voorzitter kan zo nodig een andere vergaderfrequentie bepalen;
De Urgentiecommissie vergadert op het kantoor van Holland Rijnland in Leiden. De voorzitter kan in uitzonderlijke gevallen een andere vergadervorm bepalen;
De vergaderingen van de Urgentiecommissie zijn besloten;
Het secretariaat maakt van de vergadering een besluitenlijst.

Artikel 6 Besluitvorming

De voorzitter en de overige leden nemen geen deel aan de behandeling van een aanvraag, indien daarbij de schijn van belangenverstrengeling kan worden gewekt. Zij laten zich zo nodig vervangen;
Voor het nemen van een besluit is vereist dat naast de voorzitter, minstens drie overige leden aanwezig zijn en hun stem kunnen uitbrengen;
Ieder lid van de Urgentiecommissie kan maximaal één stem uitbrengen;
Een besluit wordt genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt hier verstaan: meer dan de helft van de ter vergadering uitgebrachte stemmen. Blanco stemmen en stemonthouding worden niet tot de uitgebrachte stemmen gerekend;
Bij ontbreken van het in het tweede lid bepaalde quorum kunnen aanvragen waarover bij de aanwezigen overeenstemming over het advies bestaat alsnog per e-mail worden voorgelegd aan de afwezige leden. Indien alle afwezige leden per e-mail akkoord gaan met het advies, is het besluit alsnog genomen. In de overige gevallen zal de aanvraag voor de eerstvolgende vergadering opnieuw worden geagendeerd en vindt dan besluitvorming plaats;
Bij het staken van de stemmen is de stem van de voorzitter doorslaggevend.

Artikel 7 Verslag van werkzaamheden

De Urgentiecommissie stelt jaarlijks een verslag op over de door haar verrichte werkzaamheden;
Het jaarverslag wordt ter informatie aan het Dagelijks Bestuur en de beleidscommissie woonruimteverdeling aangeboden.

Artikel 8 Waarborgen privacy

De voorzitter en de overige leden van de Urgentiecommissie zijn verplicht tot geheimhouding van persoonsgegevens in het kader van de AVG, waarvan zij in het kader van de behandeling van een aanvraag van een urgentieverklaring kennis hebben genomen. De voorzitter en de overige leden van de Urgentiecommissie ondertekenen hiervoor een Integriteits- en Geheimhoudingsverklaring.
De voorzitter en de overige leden van de Urgentiecommissie bewaren in het kader van de AVG geen persoonsgegevens op hun privé ICT omgeving of privéapparatuur.

Artikel 9 Vergoeding

De voorzitter ontvangt vanaf 1 januari 2023 per bijgewoonde vergadering een vergoeding van € 200,-;
De overige leden van de Urgentiecommissie ontvangen vanaf 1 januari 2023 per bijgewoonde vergadering een vergoeding van € 150,-;
De bedragen in het eerste en tweede lid worden voor het eerst per 1 januari 2024 en vervolgens jaarlijks per 1 januari geïndexeerd met het indexcijfer uit de CPB septembercirculaire (prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers) van het voorafgaande jaar.
De voorzitter en de overige leden van de Urgentiecommissie ontvangen per bijgewoonde fysieke vergadering een reiskostenvergoeding;
De hoogte van de reiskostenvergoeding bedraagt € 0,19 per kilometer, waarbij de reisafstand is beperkt tot maximaal 50 kilometer enkele reisafstand. De vergoeding wordt verstrekt over de heen en terugreis. De enkele reisafstand wordt berekend volgens de routeplanner van Routenet.nl, (snelste route met de auto) op basis van de postcode en het huisnummer van het woonadres van de ontvanger van de vergoeding en de postcode en huisnummer van de standplaats van Holland Rijnland;
De vergoeding wordt bruto per kwartaal uitbetaald binnen 1 maand na aflopen van dat kwartaal.
Aan de ontvangers van de vergoeding wordt jaarlijks een afschrift van de uitbetaalde bedragen verzonden.

Artikel 10 Secretaris

De Urgentiecommissie wordt ondersteund door een secretariaat;
Het secretariaat verricht haar werkzaamheden onder de verantwoordelijkheid van de manager Regionale Uitvoering en het Dagelijks Bestuur.

Artikel 11 Slotbepaling

Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement Regionale Urgentiecommissie Holland Rijnland;
Het reglement treedt in werking op 1 januari 2023 en vervangt het eerder vastgestelde reglement.

Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur van Holland Rijnland op 20 april 2023.

De secretaris-directeur, L. Vokurka

De voorzitter, H.J.J. Lenferink