Tussentijdse rapportage 2023
DOWNLOAD DE BEGROTING ALS WORD-BESTAND
477 kb
1 Inleiding
2023 kenmerkt zich door verwachte en onverwachte veranderingen, zowel provinciaal als nationaal. De politieke arena was volop in beweging met provinciale verkiezingen in maart, waardoor het landschap van het provinciale bestuur wijzigde. Nationaal gezien bracht de zomer het einde van het kabinet Rutte IV, met een demissionair kabinet in het kielzog en nieuwe Tweede Kamer verkiezingen in november.
Te midden van deze dynamiek blijft de regio Holland Rijnland echter onverstoord haar koers varen. We sloegen de brug van strategie naar daadwerkelijke actie. Aangestuurd door ons ambitieuze werkprogramma 2022-2026, leggen we dit jaar de fundering voor de Regionale Investeringsagenda Holland Rijnland. Door inspirerende werkateliers en betekenisvolle gesprekken hebben we gezamenlijk geïnvesteerd in het in kaart brengen van projecten die onze regio naar een hoger plan tillen. Met een duidelijk verhaal en gerichte focus op thema’s zoals energie, economie, mobiliteit. en groen & blauw, streven we ernaar om dit jaar nog een solide en breed gedragen Regionale Investeringsagenda aan te bieden aan de gemeenteraden voor hun zienswijze.
Op het vlak van wonen hebben we aanzienlijke progressie geboekt, met afspraken die voorzien in de realisatie van maar liefst 30.500 woningen in onze regio tot 2030 (Realisatieagenda Wonen).
Inmiddels is ook de Regionale Woonagenda vastgesteld. Deze krachtige stappen in het woonsegment zijn indicatief voor de voortvarendheid waarmee we ook op andere gebieden, zoals economie en de huisvesting van asielzoekers, vooruitgang boeken.
In deze tussenrapportage duiken we dieper in de financiële consequenties voor 2023.
2 Algemene financiële samenvatting
In de tussentijdse rapportage is een aantal verbeterslagen doorgevoerd, waarover het Algemeen Bestuur de afgelopen periode heeft besloten. Zo is er een nieuwe programmastructuur doorgevoerd en is de begroting realistisch opgesteld.
Nieuwe programmastructuur
De organisatiestructuur van Holland Rijnland is in 2022 gewijzigd. Deze wijzigingen waren nog niet vertaald in de financiële stukken. Daarom heeft Holland Rijnland een nieuwe programma-/ productenstructuur ontwikkeld om tot een goede aansluiting te komen. Over deze nieuwe structuur is in het AB van 28 juni 2023 besloten. Er is toen ook besloten om de tussentijdse rapportage 2023 in deze nieuwe vorm te gieten, opdat de Planning & Control (P&C) producten éénduidig in eenzelfde structuur beschreven zullen worden. In de bijlage zijn de cijfers conform de oude structuur nog wel opgenomen om een vergelijking mogelijk te maken.
Realistisch begroten
De afgelopen jaren werd het budget van Holland Rijnland vastgesteld door de begroting van het voorgaand jaar technisch te indexeren. Inmiddels zijn de organisatie, de activiteiten en de kostenwikkeling op verschillende onderdelen veranderd. Hierdoor sloot de begroting en realisatie niet meer adequaat op elkaar aan. Daarom is er opnieuw gekeken naar de budgetten op basis van het principe realistisch begroten. Hiermee zijn de inhoudelijke activiteiten en het daarvoor beschikbare budget beter met elkaar in lijn gebracht. In de tussentijdse rapportage zijn de subsidies geactualiseerd (bijvoorbeeld voor het Regionaal Bureau Leerrecht), maar ook de baten die vanuit het Rijk worden ontvangen (bijvoorbeeld voor de Regionale Energie Strategie).
lndexeringssystematiek
De wijze van indexering heeft de afgelopen jaren nadelig uitgepakt voor Holland Rijnland. Het budget wordt namelijk niet volledig geïndexeerd voor kostenstijgingen. Het gevolg is dat de organisatie jaarlijks met een taakstelling geconfronteerd wordt. Door bijvoorbeeld vacatureruimte niet altijd direct op te vullen, is gepoogd het tekort zoveel mogelijk te dempen. De werkgroep Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen, verantwoordelijk voor de systematiek, voert gesprekken om tot verbeteringen te komen. Dit is noodzakelijk om aan de randvoorwaarde te kunnen voldoen dat Holland Rijnland ook in de toekomst haar activiteiten adequaat kan blijven uitvoeren.
Door financiële meevallers als de ontvangst van rente-baten en openstaande vacatures bedraagt het tekort €60.000. Dit tekort wordt nog niet bij gemeenten in rekening gebracht, maar wordt meegenomen bij de verrekening ten tijde van de Jaarrekening 2023.
Deze tussentijdse rapportage (Turap) geeft de wijzigingen aan op de begroting 2023, die werd vastgesteld in het Algemeen Bestuur van 29 juni 2022. In de volgende paragrafen lichten we die wijzigingen per programma toe en leggen deze vast in een begrotingswijziging.
3 Programma Strategie en Beleid
Op het programma Strategie en Beleid wordt er voor 2023 een voordeel van €73.000 verwacht. De wijzigingen vinden bij verschillende producten plaats en worden hieronder verder toegelicht. De in omvang grootste wijziging betreft het onderdeel Energie waarbij er extra rijksmiddelen ter beschikking zijn gesteld. Daarnaast worden er ook meer provinciale middelen ontvangen en wordt voor een tweetal onderdelen (wonen en bedrijventerreinenstrategie) de reserve aangesproken.
3.1 Regionale Investeringsagenda
Dit jaar is Holland Rijnland samen met de gemeenten een intensief traject gestart richting een breed gedragen Regionale Investeringsagenda. Door het stimuleren van de dialoog, in de vorm van werkateliers en bijeenkomsten, zijn tastbare projecten en essentiële studies geïnventariseerd. We zijn volop bezig om de agenda, in samenspraak met de regiogemeenten, vorm te geven. Het traject verloopt voorspoedig. De verwachting is dat we in het derde kwartaal een compleet concept gereed hebben om voor te leggen aan alle colleges en raden voor hun zienswijze. Ook hebben we het aanbod gedaan aan de gemeenteraden om de Regionale Investeringsagenda te komen toelichten en hierover met elkaar in gesprek te gaan.
3.2 Toekomstverkenningen
Economie
De Economie Board Zuid-Holland (EBZ) brengt bedrijven, economische clusters, kennisinstellingen, beroepsonderwijs en lokale en regionale overheden samen rond de tafel en bundelt zo kennis, netwerken en bestuurskracht. Hiertoe ontvangt de EBZ van Holland Rijnland een subsidiebijdrage van € 55.000. De gemeente Alphen aan den Rijn draagt hier via Holland Rijnland voor €10.000 aan bij. De bijdrage van de gemeente Leiden vindt rechtstreeks aan EBZ plaats.
3.3 Projecten
Energie
In het kader van de Regionale Energiestrategie (RES) is tot mei een lichte technische ondersteuning geweest van de regio voor de gemeenten. Werkgroepen kwamen samen om kennis en de voortgang van de gemeentelijke activiteiten te delen. Vanaf mei heeft Holland Rijnland de werkzaamheden, samen met de samenwerkende partijen, opnieuw gedefinieerd. Dit heeft geresulteerd in een hernieuwd Energieprogramma, welke in juni door de Commissie Duurzaamheid, Energie, Groen (DEG) is goedgekeurd en ter kennisname wordt aangeboden aan de colleges.
De focus van het programma ligt op het verkrijgen van meer inzicht in het energiesysteem (vraag, aanbod en infrastructuur voor warmte en elektriciteit), het verkrijgen van een gemeenschappelijk beeld bij landschappelijke inpassing en ondersteuning van de uitvoeringskracht (collectieve warmte, opwek en netwerkcongestie). Het Energieprogramma bevat een begroting die met de bestaande middelen dekkend is. Dit kan omdat er een extra bijdrage is gekomen voor de ondersteuning in de regionale warmtetransitie. De rijksbijdrage komt hierdoor op €897.000 (afgerond). De bijdrage van de Provincie is verlaagd van€ 75.000 naar€ 35.000. Het hernieuwde Energieprogramma is inmiddels gestart. Het geld dat in 2023 over blijft, dient ter dekking van de komende 3 jaar na 2023. Het is de verwachting dat het om een bedrag van €198.000 zal gaan, waarvoor in deze turap een voorstel tot dotatie aan de reserve is opgenomen.
Kantoren- en bedrijventerreinenstrategie
Naar aanleiding van de opdracht van de provincie Zuid-Holland uit 2018 om een regionale bedrijventerreinenstrategie op te stellen, ontving Holland Rijnland in 2019 een bedrag van€ 20.000 van de gemeenten. De bedrijventerreinenstrategie werd in 2019 afgerond op basis van een onderzoek door STEG. Uiteindelijk is de factuur van STEG volledig betaald door de provincie, waardoor Holland Rijnland de uitgaven niet meer hoefde te doen. In 2020 is bij de behandeling van de jaarrekening 2019 besloten het budget van€ 20.000, – te blijven reserveren voor het onderwerp bedrijventerreinenstrategie. In 2023 wordt de bedrijventerreinenstrategie uit 2019 geactualiseerd. Om dit te bekostigen vindt nu de onttrekking aan de reserve plaats.
3.4 Fondsen en subsidies
Provinciale subsidieregeling mobiliteit
Net als in voorgaande jaren ondersteunen we in 2023 de gemeenten bij het verkrijgen van subsidies en fondsen voor gedragsbeïnvloeding en verkeersveiligheid in het kader van de provinciale subsidieregeling mobiliteit. De lasten voor 2023 worden geschat op€ 601.000. Hiervan komt € 465.000 ten laste van de provinciale subsidie. De eigen inleg van Holland Rijnland bedraagt € 146.000. De totale kosten zijn hoger dan in 2022 vanwege de gestegen kosten voor de inhuur van vijf verkeersleerkrachten (8% hoger dan in 2022). Algemene en specifieke kostenstijgingen (zoals personeelskosten en energielasten) zijn hier de oorzaak van. De ontwikkeling van de dienstenprijsindex van het CBS wordt gevolgd. Tegenover de hogere kosten staat ook een hogere bijdrage vanuit de provincie.
3.5 Regionaal beleid en monitoring
Wonen
In de eerste helft van 2023 is meerwerk gepleegd door Holland Rijnland op de zgn. bestuursopdracht wonen (actualisatie regionale huisvestingverordening en regionale woonagenda). Zo is een ambtelijke ronde langs de gemeenteraden georganiseerd om de bespreking in deze raden van de beide producten te faciliteren. Ook zijn er boven verwachting veel zienswijzen ontvangen, wat heeft gevraagd om extra capaciteit voor de beantwoording en de afstemming met alle partijen. Tijdens het AB op 28 juni zijn beide producten vastgesteld. De periode tot 1 januari 2024 wordt gebruikt om naar alle partijen goed te communiceren over de aanstaande veranderingen.
Eind 2022 en begin 2023 is het traject van de regionale realisatieagenda wonen (regionale woondeal) gaan lopen. Ook dit betrof meerwerk. Holland Rijnland heeft deelgenomen aan het kernteam en heeft namens de gemeenten actief meegeschreven aan het stuk. Ook hebben we de afstemming met alle partijen gefaciliteerd en organiseerden we de bestuurlijk gesprekken. Na ondertekening op 14 maart 2023 heeft Holland Rijnland haar rol als trekker van de regionale Versnellingstafel opgepakt. Hiervoor is voor€ 35.000 opdracht gegeven aan een adviesbureau, om te komen met een voorstel voor de inrichting van de Versnellingstafel.
Inmiddels is een tijdelijk secretaris (3 dagen per week) aangetrokken om de Versnellingstafel inhoudelijk te gaan vormgeven en voorbereiden. Er wordt nog gezocht naar een (onafhankelijke) voorzitter (0,5 dag per week) en een data-specialist (1 dag per week).
Huisvesting asielzoekers
Eerder dit jaar heeft in de gemeenteraden van de regio’s Holland Rijnland en Midden-Holland besluitvorming plaatsgevonden over het gezamenlijk raadsvoorstel ‘duurzame opvang vluchtelingen’. Alle gemeenteraden uit de regio hebben de uitgangspunten onderschreven om in de regio Hollands Midden 2.200 asielzoekers op te vangen. Met het vaststellen van het raadsbesluit start een nieuwe fase: het vertalen van de uitgangspunten naar een concrete aanpak. Daartoe vervult Holland Rijnland een coördinerende, faciliterende en stimulerende rol. Hiervoor is een projectleider aangesteld. De afspraak is dat Holland Rijnland deze rol alleen oppakt als aan de voorwaarde is voldaan dat de provincie hier middelen voor beschikbaar stelt. De provincie heeft inmiddels toegezegd een financiële bijdrage te leveren voor de capaciteit van Holland Rijnland. Naar verwachting bedraagt dit minimaal € 90.000. We zijn in afwachting van de formalisering hiervan.
Ondersteunen en adviseren Regionaal Programmateam Maatschappelijke Zorg
In de eerste helft van 2023 zijn er afspraken gemaakt en geformaliseerd over de capaciteitsinzet van Holland Rijnland voor het Regionale Programmateam Maatschappelijke Zorg. Op basis van de afspraken tussen de gemeenten en het Dagelijks Bestuur wordt de capaciteit van Holland Rijnland, ad. € 35.000 (afgerond), in rekening gebracht bij het programmateam (commissie Maatschappij d.d. 17 mei 2023 en DB d.d. 1 juni 2023).
3.6 Financiële paragraaf Strategie en Beleid
| Baten/ Lasten | 2023 | Voordeel/ Nadeel | |
|---|---|---|---|
| Regionale investeringsagenda | B | ||
| Regionale investeringsagenda | L | ||
| Toekomstverkenningen | B | -10.000 | V |
| Toekomstverkenningen | L | 55.000 | N |
| Projecten | B | -1.329.000 | V |
| Projecten | L | 1.132.000 | N |
| Fondsen en subsidies | B | -170.000 | V |
| Fondsen en subsidies | L | 170.000 | N |
| Regionaal beleid en monitoring | B | -125.000 | V |
| Regionaal beleid en monitoring | L | 125.000 | N |
| Strategie en Beleid Algemeen | B | ||
| Strategie en Beleid Algemeen | L | -119.000 | V |
| Resultaat voor mutaties reserve | -271.000 | V | |
| Onttrekking | |||
| Storting | 198.000 | N | |
| Eindtotaal | -73.000 | V |
Bedragen afgerond op duizendtallen
4 Regionale Uitvoering
Op het programma Regionale Uitvoering is er op totaalniveau een voordeel van €200.000 te verwachten. Op productniveau zijn de volgende afwijkingen te verwachten:
- Per saldo voordeel Regionaal Bureau Leerrecht van €4.000
- Per saldo voordeel op het product Woonurgenties van €168.000
- Per saldo voordeel op het product Regiotaxi van €28.000
4.1 Regionaal Bureau Leerrecht
Subsidie RMC
Het RBL ontvangt jaarlijks de subsidie RMC vanuit het Rijk. Het subsidiebedrag wordt elk jaar geïndexeerd. In de initiële begroting was de indexering van de laatste jaren nog niet meegenomen. Als gevolg hiervan stijgen de baten met €224.000. De lasten stijgen met €220.000. Hierdoor resulteert een klein voordeel van €4.000. Vanaf 2024 wordt de RMC-subsidie reëel begroot. In de voor het reces vastgestelde Begroting 2024 is dit reeds op die manier verwerkt.
Regionale gemeentelijke VSV-projecten
Het RBL ontvangt jaarlijks €200.000 vanuit deelnemende gemeenten, waarmee aanvullende projecten in het kader van voortijdig schoolverlaten (vsv) kunnen worden gefinancierd. Dit leidt tot een verhoging van de baten en lasten. Voor 2024 zijn de middelen reeds in de primaire begroting verwerkt en zullen deel uitmaken van de reguliere bijdrage. Deze wijziging is op verzoek van de gemeenten verwerkt.
Vroegtijdige schoolverlaters Leiden
Evenals de afgelopen jaren krijgt Holland Rijnland een subsidie voor vsv van de gemeente Leiden. Dit jaar bedraagt deze ruim €44.000. Deze extra middelen waren aanvankelijk niet begroot en worden in deze tussentijdse rapportage opgenomen in de begroting (baten en lasten). Per saldo is er geen financieel effect.
4.2 Woonurgenties
Legesinkomsten
Wanneer burgers een aanvraag doen voor een urgentieverklaring, dienen zij leges te betalen. De legesinkomsten staan al jarenlang begroot op €35.000. In werkelijkheid zijn de inkomsten lager, doordat het aantal aanvragen lager is dan voorheen. Dit resulteert voor 2023 in een eenmalig nadeel van €15.000. Vanaf 2024 zijn de legesinkomsten reëel begroot. Dit is reeds in de onlangs vastgestelde begroting 2024 ook conform verwerkt.
Bezwaarafhandeling
Wanneer aanvragers het niet eens zijn met het initiële besluit op hun urgentieaanvraag, kunnen zij in bezwaar gaan. Op de kosten voor de afhandeling van bezwaren wordt een voordeel verwacht van ongeveer €184.000. Deze besparing heeft drie oorzaken:
- Het aantal aanvragen ligt de laatste jaren flink lager dan voorheen. Minder aanvragen betekent ook minder bezwaarschriften
- Daarnaast heeft het team geïnvesteerd in verbetering van de Primaire besluiten worden nu geschreven in een duidelijke, vriendelijke en toegankelijke wijze, wat leidt tot minder bezwaarschriften.
- Tot slot zijn de kosten per bezwaarschrift
4.3 Regiotaxi
Holland Rijnland ontvangt jaarlijks een subsidie van de provincie. Enerzijds voor het uitvoeren van het OV-deel van de regiotaxi, anderzijds voor het contractbeheer. De subsidie voor beheerskosten is jarenlang niet geïndexeerd en gelijk aan €45.000. Voor 2023 heeft Holland Rijnland een hoger bedrag aangevraagd, door een beroep te doen op indexatie. De provincie heeft dat hogere bedrag toegekend. Ook de subsidie voor de kosten voor het OV-vervoer is een hogere indexatie gevraagd en toegekend, waarmee kosten en baten weer met elkaar in evenwicht zijn gebracht. Dit leidt tot een voordeel van €119.000.
Om goed contractbeheer te kunnen voeren laat Holland Rijnland doorlopend onafhankelijk klanttevredenheidsonderzoek uitvoeren. Dit was niet opgenomen in de initiële begroting. Dit leidt tot een nadeel van €55.000. De hogere salarislasten meenemend, is er op de lasten een nadeel van ruim €91.000, waardoor er per saldo (baten en lasten) een voordeel is van €28.000.
4.4 Financiële paragraaf Regionale Uitvoering
| Regionale Uitvoering | Baten/ Lasten | 2023 | Voordeel/ Nadeel |
|---|---|---|---|
| Regionaal Bureau Leerrecht | B | -468.000 | V |
| Regionaal Bureau Leerrecht | L | 464.000 | N |
| Woonurgenties | B | 15.000 | N |
| Woonurgenties | L | -184.000 | V |
| Regiotaxi | B | -119.000 | V |
| Regiotaxi | L | 91.000 | N |
| Resultaat voor mutaties reserve | -201.000 | V | |
| Onttrekking | |||
| Storting | |||
| Eindtotaal | -201.000 | V |
Bedragen afgerond op duizendtallen
5 Bedrijfsvoering
In de afgelopen maanden zijn de bedrijfsvoeringzaken, die eind vorig jaar werden opgepakt, afgerond en geborgd in de organisatie.
Aanbesteding accountantsdiensten
De aanbesteding van de accountantsdiensten is in gezamenlijkheid met een aantal regiogemeenten opgepakt. Op het perceel van Holland Rijnland was maar 1 inschrijver, de huidige accountant Publiek Belang Accountants. In de Algemene Bestuursvergadering van 25 oktober zal een voorstel worden gepresenteerd om hiertoe tot een definitief besluit te komen.
Dienstverleningsovereenkomst SO-Zorg
De afronding van de dienstverleningsovereenkomst en de praktische werkafspraken zijn begin 2023 afgerond. Daarnaast speelde ook het wel of niet blijven huisvesten van SO-Zorg in de kantoorruimten van Holland Rijnland. De financiële effecten van de keuze zijn in beeld gebracht en over de looptijd van de huisvesting zijn bestuurlijke afspraken gemaakt.
Privacy beleid en procedures AVG en WPG
In de afgelopen jaren is er niet afdoende aandacht geweest voor de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en Wet politiegegevens (WPG) waarvoor dus een inhaalslag moest plaatsvinden. Inmiddels zijn hierin grote stappen gezet met o.a. ook het vaststellen van het Privacy beleid, aanpassing van procedures en een interne audit. De AVG en WPG schrijven voor dat er een Functionaris Gegevensbeheer (FG) en een Privacy Officer (PO) moeten zijn. Ter borging van de objectiviteit, kwaliteit en rekening houdend met een beperkte structurele inzet van respectievelijk 8 uur en 16 uur per maand, worden beide functies structureel extern ingevuld.
Risico-inventarisatie en evaluatie (RIE)
De Arbowet schrijft voor dat een organisatie een RIE moet hebben die in principe eens in de 5 jaar moet worden geactualiseerd. Holland Rijnland beschikte nog niet over een RIE. De RIE inventarisatie met onder andere een enquête en een lokale schouw is afgerond. Het RIE rapport met een aantal aanbevelingen is medio juni opgeleverd. Er zijn geen ernstige bevindingen geconstateerd. Wel zullen een aantal verbeteringen moeten worden doorgevoerd. In overleg en instemming van de Ondernemingsraad (OR) zullen de aanbevelingen in het 28 half jaar worden opgepakt. Een aantal zaken zijn inmiddels geregeld.
Medewerkers Tevredenheidsonderzoek (MTO)
In april 2023 is weer een MTO gehouden onder de medewerkers. Het laatste dateerde van 2017 met een kleine update in 2019. De uitkomsten van het MTO komen in grote lijnen overeen met de verwachtingen. Werkdruk en plaats- & tijdonafhankelijk werken vragen wel om specifieke aandacht. Het laatste sluit ook goed aan bij de recente regeling met betrekking tot de thuiswerkplekken. De werkdruk is bij een aantal functie (te) hoog en vraagt om maatregelen om uitval of vertrek van medewerkers te voorkomen.
Benchmark onderzoek naar de overhead van Holland Rijnland
De afsplitsing van Service Organisatie Zorg (SOZ) uit de organisatie van Holland Rijnland geeft ook effecten in de omvang van de overhead. Daarnaast vragen de gemeenten ook om een efficiënte en effectieve organisatie van de gemeenschappelijke regelingen in het algemeen. Door Berenschot
en ook door de accountant Publiek Belang is er gekeken naar de financiële situatie en de omvang van overhead bij Holland Rijnland. De conclusie is dat de overheadskosten van Holland Rijnland vergelijkbaar is met die van andere organisaties en dat er binnen de beperkte financiële ruimte heel veel werk wordt verzet.
Afsplitsing van het archief van SOZ.
Met de ontvlechting van SOZ moesten ook de documenten zorgvuldig en binnen de voorschriften van de Archiefwet worden overgedragen. De overdracht is afgerond. Een heel klein deel van de administratie die in het verleden werd overgedragen van de jeugdbescherming naar Holland Rijnland moet nog door Holland Rijnland in bewaring worden gehouden.
Opschoning van het archief naar de archiefdienst
Holland Rijnland bestaat zo een 13 jaar. We zien ons geconfronteerd met de eisen die de archiefwet stelt aan het opschonen van het archief en het overdragen van delen van het archief naar de Archief bewaardienst van Leiden. De eerste opschoningen en overdracht naar de Archiefdienst hebben plaatsgevonden. De komende jaren zal dit, ten opzichte van het verleden extra aandacht, energie en capaciteit blijven vragen.
Vernieuwing archiefsoftware
Holland Rijnland maakt via de gemeente Leiden gebruik van een documenten registratiepakket. Dit pakket moest een grote update ondergaan. De aanpassingen en het testen hebben de nodige tijd gevergd.
Aanpassing mandaten
Door de ontwikkeling van de organisatie naar een organisatie waarin medewerkers meer eigenaarschap krijgen, zijn ook een aantal mandaten verstrekt zodat het werk efficiënter gedaan kan worden.
Herwaardering van een aantal functies
Door de organisatorische veranderingen en de ontwikkeling van de organisatie moesten een paar functies opnieuw beschreven en gewaardeerd worden. Dit is inmiddels voor bedrijfsvoering afgerond.
Verbetering van de procedures rondom de bestuurlijke stukken
In het eerste half jaar zijn er significante stappen gezet om de kwaliteit en de procesgang van de bestuurlijke stukken te verbeteren.
Strategische communicatie visie
Een goede positionering van Holland Rijnland in de regio, provincie en ministeries is van groot belang voor het realiseren van de doelen en het verkrijgen van middelen. Om hierin verder te ontwikkelen is er een strategische communicatie visie opgesteld. Er is een start gemaakt met de operationalisering van de visie.
Vacatures
In het afgelopen halfjaar kreeg Holland Rijnland te maken met het vertrek van verschillende medewerkers. De wervingstrajecten hebben veel tijd in beslag genomen. Waarbij moet worden aangetekend dat hierbij ook functies waren die in de huidige arbeidsmarkt zeer moeilijk te vervullen zijn. Het adequaat invullen van de financiële en secretariële functie is niet gelukt. Omdat dit functies zijn in de bedrijfsvoering waarvan de werkzaamheden ook steeds doorgang moeten vinden zal langer voor ingehuurd moeten worden.
5.1 Overhead
Bijdrage Service Organisatie Zorg/Lasten Bedrijfsvoering
Voorheen was Service Organisatie Zorg een onderdeel van de Holland Rijnland organisatie. Per 1 januari 2023 is er een aparte Gemeenschappelijke Regeling operationeel. De dekking die voorheen onderdeel was van de begroting van Holland Rijnland, dient nu apart gefactureerd te worden. De baten worden gebruikt ter dekking van de bedrijfsvoeringskosten die dus voorheen uit de reguliere bijdrage werden gedekt. De toe te rekenen kosten worden nu op (afgerond) €128.000 geschat. De begroting is zowel aan de baten- als de lastenkant met dit bedrag verhoogd.
Actualisatie Overhead
De verschillende onderdelen binnen overhead zijn onder de loep genomen en geactualiseerd. Zo worden opleidingskosten nu ook begroot, waarvoor een norm van 2% van de salariskosten wordt gehanteerd. Dit komt neer op ongeveer €100.000. Verder vindt er nu ook een zuivere toerekening van de overheadkosten van leidinggevenden aan het product toe.
Ontwikkeling indexatie
Het Algemeen Bestuur is meermaals geïnformeerd omtrent de discrepantie tussen enerzijds de indexatie, die de basis is waarop Holland Rijnland voor de groei van de lasten wordt gecompenseerd en anderzijds de daadwerkelijke autonome kostenontwikkeling. Op de autonome groei als gevolg van een nieuw afgesloten CAO-akkoord en de prijsinflatie heeft Holland Rijnland geen invloed. Ook over 2023 zal dit tot een tekort leiden. Het tekort over 2023 wordt onder andere gedempt, doordat de organisatie een aantal vacatures moeilijk kan vervullen.
Om de organisatieonderdelen die voor het primair proces verantwoordelijk zijn niet met dit tekort te belasten en de volgbaarheid te waarborgen, is het tekort op de lasten onder het product Overhead opgenomen. De stelpost aan de batenkant staat onder het product Algemene Dekkingsmiddelen (zie paragraaf 5.2 Algemene Dekkingsmiddelen). Doordat er een financieel voordeel vanwege moeilijk vervulbare vacatures optreedt, vrijval reserve en er onvoorziene baten zijn (rente-baten), valt het nog te dekken tekort lager uit. Over 2023 is het tekort aan de lastenkant gelijk aan (afgerond) €300.000. Door de eerder genoemde effecten is het uiteindelijk tekort gelijk aan €60.000. Dit bedrag zal dus nog niet bij gemeenten in rekening worden gebracht, maar bij de jaarrekening worden betrokken.
5.2 Algemene dekkingsmiddelen
Rente-baten
Na jaren zijn rentepercentages positief. Het eerste halfjaar van 2022 was hier nog geen zicht op en derhalve was hier bij het opstellen van de begroting 2023 geen rekening mee gehouden. Op basis van de realisatie van het eerste halfjaar van 2023 wordt een rente-baat van €42.000 ingeschat. Het overige deel van €103.000 aan wijziging betreft het uiteindelijk tekort van (afgerond) €60.000 wat als stelpost is opgenomen. De duiding van dit bedrag is in paragraaf 5.1 Overhead opgenomen.
Mutaties reserves
In 2023 wordt de bedrijventerreinenstrategie uit 2019 geactualiseerd. Om dit te bekostigen vindt de onttrekking aan de reserve plaats. Het gaat om een onttrekking van €20.000. Daarnaast vindt er een onttrekking van €100.000 plaats voor de actualisatie van de regionale huisvestingsverordening. Als laatst vindt er een vrijval plaats van bijna €35.000. In een eerder jaar zijn de kosten abusievelijk uit de exploitatie gedekt, terwijl hiervoor in de reserve middelen beschikbaar waren. Door de vrijval wordt dit rechtgetrokken.
5.3 Risicoparagraaf
Holland Rijnland is actief betrokken bij het uitvoeren van diverse opdrachten, met name in het kader van de Regionale Investeringsagenda. Gezien de omvang en complexiteit van sommige activiteiten is er een mogelijkheid dat de realisatie van enkele opdrachten de jaargrens van 2024 zal overschrijden. Hierdoor kunnen bepaalde uitgaven eveneens naar het volgende jaar worden doorgeschoven.
| Bedrijfsvoering | Baten/ Lasten | 2023 | Voordeel/ Nadeel |
|---|---|---|---|
| Overhead | B | -128.000 | V |
| Overhead | L | 660.000 | N |
| Algemene dekkingsmiddelen | B | -103.000 | V |
| Algemene dekkingsmiddelen | L | ||
| Resultaat voor mutaties reserve | 429.000 | N | |
| Reserve Budgetoverheveling | Onttrekking | -155.000 | V |
| Storting | |||
| Eindtotaal | 274.000 | N |
Bedragen afgerond op duizendtallen
6 Begrotingswijziging
| Programma | Baten/ Lasten | 2023 | Resultaat |
|---|---|---|---|
| Strategie en Beleid | B | -1.634.000 | V |
| Strategie en Beleid | L | 1.363.000 | N |
| Subtotaal | -271.000 | V | |
| Regionale Uitvoering | B | -572.000 | V |
| Regionale Uitvoering | L | 371.000 | N |
| Subtotaal | -201.000 | V | |
| Bedrijfsvoering | B | -231.000 | V |
| Bedrijfsvoering | L | 660.000 | N |
| Subtotaal | 429.000 | N | |
| Mutatie reserve | Onttrekking | -155.000 | V |
| Mutatie reserve | Storting | 198.000 | N |
| Subtotaal | 43.000 | N | |
| Resultaat |
Bedragen afgerond op duizendtallen
7 Toelichting op de budgetten
Hieronder zijn de financiële effecten van de wijzigingen per gemeente in beeld gebracht. De verwachte wijzigingen zullen nog niet bij gemeenten in rekening worden gebracht, maar zijn als stelpost in de begroting opgenomen. Bij de Jaarrekening 2023 zal het daadwerkelijk resultaat met gemeenten verrekend worden.
| Bijdrage gemeenten | Primaire Begroting 2023 | Extra bijdrage | Totaal |
|---|---|---|---|
| Alphen ad Rijn | 716.576 | 9.823 | 726.399 |
| Hillegom | 269.989 | 2.474 | 272.464 |
| Kaag & Braassem | 334.437 | 3.068 | 337.505 |
| Katwijk | 871.470 | 7.644 | 879.114 |
| Leiden | 1.370.457 | 13.253 | 1.383.710 |
| Leiderdorp | 338.403 | 3.074 | 341.478 |
| Lisse | 280.538 | 2.566 | 283.104 |
| Nieuwkoop | 185.536 | 2.543 | 188.079 |
| Noordwijk | 527.720 | 4.877 | 532.598 |
| Oegstgeest | 333.743 | 2.915 | 336.658 |
| Teylingen | 472.778 | 4.268 | 477.045 |
| Voorschoten | 338.183 | 2.969 | 341.151 |
| Zoeterwoude | 108.720 | 991 | 109.710 |
| Totaal | 6.148.549 | 60.465 | 6.209.014 |
Extra gemeentelijke bijdrage
In paragraaf 5.1 Overhead is toegelicht dat er een tekort ontstaat, doordat de toegekende indexatie voor prijs- en loonstijgingen lager is dan de daadwerkelijke inflatie waarmee ook Holland Rijnland geconfronteerd wordt. Door onvoorziene baten (rente-baten) en moeilijk vervulbare vacatures wordt dit tekort gedempt. Het tekort van ruim €60.000 is nu als stelpost in de begroting opgenomen en zal bij de verrekening ten tijde van de jaarrekening 2023 meegenomen worden. In de kolom “Extra bijdrage” is het effect per gemeente terug te zien.
8 Besluit
Het Algemeen Bestuur van het samenwerkingsorgaan Holland Rijnland;
besluit:
De tussenrapportage 2023 en de daarbij behorende begrotingswijzingen vast te stellen.
Aldus besloten in de openbare vergadering van het Algemeen Bestuur van het Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland, gehouden op 25 oktober 2023 te Alphen aan den Rijn.
9 Bijlage
Begroting 2023 conform de oude programmastructuur
| Programma | Baten/ Lasten | 2023 |
|---|---|---|
| Domein 1 Ruimte en Energie | B | -1.010.007 |
| Domein 1 Ruimte en Energie | L | 2.649.471 |
| Subtotaal | 1.639.464 | |
| Domein 2 Maatschappij en Jeugd | B | -899.886 |
| Domein 2 Maatschappij en Jeugd | L | 2.511.342 |
| Subtotaal | 1.611.456 | |
| Domein 3 Strategisch positioneren | B | |
| Domein 3 Strategisch positioneren | L | 297.933 |
| Subtotaal | 297.933 | |
| Domein 4 Organisatie en samenwerking | B | |
| Domein 4 Organisatie en samenwerking | L | 2.599.696 |
| Subtotaal | 2.599.696 | |
| Domein 5 Algemene Dekkingsmiddelen | Bijdrage regiogemeenten | -6.148.549 |
| Domein 5 Algemene Dekkingsmiddelen | L | |
| Subtotaal | -6.148.549 | |
| Saldo baten en lasten |
Tussentijdse rapportage conform de nieuwe programmastructuur (inclusief begrotingswijzigingen)
| Programma | Baten/ Lasten | Begroting voor wijziging | Begrotings- wijziging | Begroting na wijziging |
|---|---|---|---|---|
| Strategie en Beleid | B | -608.649 | -1.634.203 | -2.242.852 |
| Strategie en Beleid | L | 2.606.977 | 1.363.120 | 3.970.097 |
| Saldo | Subtotaal | 1.998.328 | -271.083 | 1.727.245 |
| Regionale Uitvoering | B | -1.301.244 | -572.085 | -1.873.329 |
| Regionale Uitvoering | L | 2.851.769 | 371 .532 | 3.223.301 |
| Saldo | Subtotaal | 1.550.525 | -200.553 | 1.349.972 |
| Bedrijfsvoering | B | -6.148.549 | -230.789 | -6.379.338 |
| Bedrijfsvoering | L | 2.599.696 | 659.838 | 3.259.534 |
| Saldo | Subtotaal | -3.548.853 | 429.050 | -3.119.804 |
| Mutatie reserves | Onttrekking | -154.944 | -154.944 | |
| Mutatie reserves | Storting | 197.530 | 197.530 | |
| Saldo | Subtotaal | 42.586 | 42.586 | |
| Saldo baten en lasten |
