Algemeen Bestuur 17 oktober 2018

Aanvang: 20.00u.
Locatie: Gemeentehuis Alphen aan den Rijn

01 Opening en vaststelling agenda

02 Verslag Algemeen Bestuur 04-07-2018
Beslispunt:
Het verslag van de vergadering van het Algemeen Bestuur van 4 juli 2018 vast te stellen.

• Conceptverslag Algemeen Bestuur d.d. 04 juli 2018
  (89 kb)

03 Mededelingen/Ingekomen stukken/Binnengekomen uitnodigingen/Uitgegane stukken/Verslagen

De binnengekomen brief van de auditcommissie komt bij agendapunt 06 aan de orde.

04 Vierde wijziging Reglement van orde Algemeen Bestuur

Van de vergaderingen van het Algemeen Bestuur wordt op grond van artikel 10 lid 2 sub f van het reglement van orde een zo goed als woordelijk verslag gemaakt. Dit leidt tot lange verslagen, waar compactere besluitenlijsten met daarin de essentie van de gevoerde discussie ook afdoende zouden zijn. Omdat er nu nog in het reglement staat dat al het besprokene in het verslag zou moeten komen, is een er kleine wijziging nodig.
Beslispunt:

• Vast te stellen de vierde wijziging van het Reglement van orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland, inhoudende het schrappen van de verplichting van de vrijwel woordelijke verslaglegging (artikel 10 lid 2 sub f).
• Adviesnota vierde wijziging Reglement van orde Algemeen Bestuur
  (117 kb)
• Concept vierde wijziging Reglement van Orde voor de vergaderingen van het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland
  (284 kb)

05 Organisatieverordening Holland Rijnland 2017 – 1e herziening

Op grond van artikel 26 van de Gemeenschappelijke Regeling stelt het Algemeen Bestuur een verordening vast betreffende de ambtelijke organisatie van het samenwerkingsorgaan. De  huidige verordening blijkt onterecht in de plaatsvervanging van de secretaris-directeur te voorzien; Dit is immers in de Gemeenschappelijke Regeling geregeld.
Beslispunt:

• De 1e herziening van de Organisatieverordening Holland Rijnland 2017 vast te stellen.
• Aangepast AB-voorstel Organisatieverordening 2017 – 1e herziening
  (106 kb)
• Concept-organisatieverordening Holland Rijnland 2017 – 1e herziening
  (535 kb)

06 Brief van de auditcommissie

Ter kennisname, met toelichting door de voorzitter van de auditcommissie.

• Brief Auditcommissie Holland Rijnland aan AB van 17 oktober
  (65 kb)
• Advies auditcommissie Holland Rijnland inzake jaarrekening 2017
  (599 kb)

07 Jaarstukken Holland Rijnland 2017

Het Algemeen Bestuur is het gremium dat de jaarstukken van het voorgaande begrotingsjaar vaststelt (artikel 34 lid 3, Wet gemeenschappelijke regelingen). De wet stelt ook dat de jaarstukken van een gemeenschappelijke regeling binnen veertien dagen na vaststelling, maar in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgend op het jaar waarvoor de jaarstukken gelden, bij de provincie moet zijn aangeboden.
Het is niet gelukt de definitieve jaarstukken met controleverklaring vóór 15 juli bij de provincie aan te bieden. Wel hebben wij in overleg met de provincie een concept jaarrekening aangeboden vóór 15 juli en is de definitieve versie alsnog op 29 augustus aangeleverd. De getekende en vastgestelde versie volgt na de vergadering van het Algemeen Bestuur van 17 oktober 2018.
In bijlage I treft u de jaarstukken 2017 van Holland Rijnland. Deze jaarstukken betreffen de periode van 1 januari 2017 tot en met 31 december 2017.
Beslispunt:

• De jaarstukken van 2017 van Holland Rijnland vast te stellen;
• Kennis te nemen van de verklaring en het verslag van de accountant;
• Het resultaat van de jaarrekening vóór bestemming vast te stellen op €588.116 voor het onderdeel Holland Rijnland reguliere taken;
• Het resultaat van het onderdeel TWO vast te stellen op -€477.464;
• Het gezamenlijk resultaat vast te stellen op € 110.652;
• In te stemmen met de toevoeging van het restant van het budget Cofinancieringsfonds á € 23.730 aan de reserve Cofinanciering;
• In te stemmen met de toevoeging van het restant van het budget Werkagenda Jeugd á € 2.993 aan de reserve Werkagenda Jeugd;
• Daarmee het uiteindelijke rekeningresultaat na bestemming vast te stellen op €83.929;
• In te stemmen met de toevoeging van het rekeningresultaat á €83.929 aan de algemene reserve;
• De maximale hoogte van de algemene reserve vast te stellen op €250.000,-;
• In te stemmen met de verrekenstaat bijdragen deelnemende gemeenten;
• Het advies van de accountant over te nemen en de jaarrekening 2018 uitsluitend op programmaniveau in te richten.
• Adviesnota jaarstukken 2017
  (148 kb)
• Holland Rijnland gewaarmerkte jaarstukken 2017
  (24,6 mb)
• Verdeelstaat jaarrekening Holland Rijnland 2017
  (367 kb)
• Memo onderbouwing maximale hoogte algemene reserve
  (103 kb)
• Verslag van bevindingen 2017
  (344 kb)
• Aanbiedingsbrief controleverklaring 2017
  (43 kb)
• Controleverklaring 2017
  (139 kb)

08 Gezamenlijke aanbesteding accountantsdiensten voor de controlejaren 2019 tot en met 2022

Servicepunt71 en de daarin deelnemende gemeenten (Zoeterwoude onder voorbehoud) hebben het initiatief genomen om gezamenlijk de accountantsdiensten voor de periode 2019 tot en met 2022 aan te besteden; Holland Rijnland was bij de vorige aanbesteding al op de hoogte van dit initiatief en heeft destijds aanbesteed voor een periode van twee jaar tot en met 2018,met de optie tot verlenging van een jaar, om in de gelegenheid te zijn bij deze gezamenlijke aanbesteding aan te sluiten. Op 24 september jongstleden is de planning voor de aanbesteding vastgesteld en is gestart met een marktverkenning. De planning is om op 3 december de uitnodiging tot inschrijving te publiceren. Dit stelt de deelnemende gemeenten in staat het programma van eisen door de
gemeenteraad te laten vaststellen. Het Algemeen Bestuur van Holland Rijnland komt echter pas op 19 december voor het eerst weer bij elkaar.
Beslispunten:

• Het Dagelijks Bestuur te mandateren, na advies van de Auditcommissie, het programma van eisen vast te stellen voor de aanbesteding van de accountsdiensten voor de periode 2019 tot en met 2022;
• Het Dagelijks Bestuur te mandateren, na advies van de Auditcommissie, het besluit te nemen al of niet deel te nemen in de gezamenlijke aanbesteding.
• Adviesnota mandatering Dagelijks Bestuur voor aanbesteding accountant
  (84 kb)

09 Tussentijdse rapportage 2018
Beslispunten:

• De Tussentijdse rapportage 2018 vast te stellen;
• In te stemmen met de onttrekking uit de reserve Werkagenda Jeugd van €69.993 en dit in te zetten voor het Regionaal Werkbudget Jeugd;
• In te stemmen met onderstaande begrotingswijziging.

• Adviesnota Tussentijdse Rapportage 2018
  (128 kb)
• Tussentijdse Rapportage 2018
  (242 kb)

10 Jaarverslag RBL

Het RBL jaarverslag geeft informatie over het gevoerde beleid in het schooljaar 2017-2018 ten aanzien van de leerplichtfunctie en de Regionale Meld- en Coördinatiefunctie voor voortijdig  schoolverlaten van het Regionaal Bureau Leerplicht (RBL) Holland Rijnland.
Ter kennisname.

• Informatienota RBL jaarverslag 2017-2018
  (127 kb)
• RBL Jaarverslag 2017-2018
  (430 kb)
• Cijferbijlage bij het jaarverslag RBL per gemeente
  (136 kb)

11 Rondvraag en Sluiting

Aansluitend op de vergadering de Regionale Agenda Holland Rijnland.

De portefeuillehouders uit het Dagelijks Bestuur introduceren aan verschillende tafels de thema’s waarop de gemeenten van Holland Rijnland samenwerken en duiden actuele ontwikkelingen. Zij geven aan wat Holland Rijnland doet, in welke rol en wat dit oplevert. Er is ruimte voor vragen en onderlinge gedachtewisseling. In de portefeuillehoudersoverleggen zal de regionale agenda  verder worden aangescherpt. Vervolgens zullen we de raden consulteren. De regionale agenda is de basis voor de Kadernota (en begroting) 2020 die wordt vastgesteld door het Algemeen Bestuur.

Volgende vergadering van het Algemeen Bestuur:
19 december 2018